hoe zet ik mijn internationale bedrijfsstructuur op papier

Elke schakel apart bewijzen, per land

De structuur zelf leg je vast als een keten van schakels, en van elke schakel moet los bewijs liggen: bestaan van de entiteit, bestuur, en het percentage dat naar de volgende schakel loopt. Voor een BV met een Nederlandse moeder en een dochter in bijvoorbeeld Duitsland of Portugal betekent dit twee registeruittreksels, twee keer een bestuurderslijst, en een onderbouwing van het percentage aandelen of stemrecht tussen die twee. Instellingen die het cliëntenonderzoek doen onder de Wwft — de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme — willen die keten kunnen volgen tot aan de natuurlijke persoon die er bovenaan staat, de uiteindelijk belanghebbende.

Wat je verder nog kunt aanleveren, hangt af van wat er per land vastligt: sommige registers geven een aandeelhoudersregister mee, andere alleen bestuur en statutaire zetel. Waar een officieel stuk ontbreekt, kan een eigen verklaring het gat opvullen — telt mijn eigen verklaring wel mee als ik geen officieel document heb gaat daar verder op in. Voor de manier waarop je de keten zelf overzichtelijk opschrijft en welke laag je waar neerlegt, is Hoe leg ik een bedrijfsstructuur vast die over meerdere landen loopt? het vertrekpunt; heb je bestuurders uit verschillende landen in die keten zitten, dan is hoe zet ik bestuurders uit meerdere landen in mijn dossier de aansluitende vraag.

Grondslag: UBO-definitie en Handelsregisterwet

De verplichting om per schakel tot de natuurlijke persoon te herleiden, komt uit de definitie van uiteindelijk belanghebbende in Richtlijn (EU) 2015/849, de Europese antiwitwasrichtlijn waaruit de Wwft is voortgekomen. Voor het Nederlandse deel van de keten is de vindplaats de Handelsregisterwet 2007, die vastlegt welke gegevens van een onderneming zijn geregistreerd — waaronder het UBO-register. Voor het buitenlandse deel geldt het lokale handelsregister als equivalent; de vorm verschilt per land, het doel van herleidbaarheid niet.