Welk uittreksel en welke statuten moet ik aanleveren?

Uittreksel Handelsregister van maximaal enkele maanden oud

Instellingen vragen een recent uittreksel uit het Handelsregister, plus de statuten zoals die op dit moment gelden. "Recent" betekent in de praktijk: niet ouder dan een paar maanden, omdat de instelling wil zien dat bestuur, vestigingsadres en activiteiten kloppen op het moment van toetsen. Een oud uittreksel wordt meestal niet geaccepteerd, ook al is er sindsdien niets veranderd — de instelling kan dat namelijk niet zien aan het stuk zelf. Bij de statuten gaat het om de laatste, doorlopende versie: dus inclusief alle wijzigingen, niet de oprichtingsakte alleen als er later is geamendeerd.

Wat een instelling met deze twee stukken doet, is ze naast elkaar leggen: het uittreksel toont de actuele situatie, de statuten tonen de bevoegdheden en de doelomschrijving. Daaruit wordt vaak ook afgeleid wie mag tekenen namens de onderneming — dat is een aparte vraag die los van het uittreksel wordt onderbouwd, zie hoe toon ik aan wie namens mijn bedrijf mag tekenen. Heb je alleen een verlopen uittreksel bij de hand, dan is het zinvol om eerst te kijken wat daarmee te doen is voordat je iets aanlevert dat toch wordt afgewezen, zie mijn kvk uittreksel is verlopen wat moet ik nu doen. Bij een structuur met meerdere entiteiten of landen komt vaak per entiteit een eigen uittreksel en eigen statuten, zie hoe leg ik een bedrijfsstructuur vast die over meerdere landen loopt.

Waar dat uit volgt: Handelsregisterwet en de Wwft

Het Handelsregister legt de basisgegevens van elke onderneming vast, waaronder bestuur en vestigingsplaats, op grond van de Handelsregisterwet 2007. Instellingen die cliëntenonderzoek moeten doen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) gebruiken dat uittreksel en de statuten om de juridische identiteit en de bevoegdheden van een onderneming vast te stellen, als onderdeel van dat verplichte onderzoek. Een overzicht van wat daar in bredere zin bij hoort, staat in welke stukken heeft een bank van mijn onderneming nodig.