Waarom cliëntenonderzoek overal opnieuw begint
Cliëntenonderzoek klinkt als één proces, maar bestaat uit losse verplichtingen die instellingen elk zelf invullen.
De Wwft als gemeenschappelijke bron
Banken, notarissen en accountants zijn Wwft-instellingen: zij vallen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Die wet verplicht hen tot cliëntenonderzoek voordat zij een dienst verlenen of een transactie begeleiden, en tot doorlopende monitoring daarna.
De wet schrijft geen vast dossierformat voor. Elke instelling bepaalt zelf, op basis van een eigen risicobeoordeling, welke stukken zij nodig heeft en hoe diepgaand het onderzoek moet zijn. Dat verklaart waarom een bank soms meer vraagt dan een accountant, terwijl beide dezelfde wet toepassen.
UBO, dossier en herkomst zijn drie aparte dingen
Uiteindelijk belanghebbenden, het clientendossier en de herkomst van vermogen worden vaak als één geheel gezien, maar zijn juridisch gescheiden onderdelen. De UBO is degene die volgens de definities in de Wwft en het Handelsregisterbesluit meer dan 25 procent belang heeft of anderszins zeggenschap uitoefent, en staat sinds de invoering van het UBO-register bij de KvK ook los geregistreerd.
Het clientendossier is de bredere verzameling van identificatie- en verificatiestukken die een instelling zelf bijhoudt. De herkomst van vermogen is daarin weer een apart onderdeel: een onderbouwing van waar het geld of vermogen vandaan komt, die vaak pas bij grotere bedragen of verhoogd risico wordt opgevraagd.
Wat er misgaat als het verschil niet gezien wordt
Wie UBO-gegevens, dossierstukken en herkomstonderbouwing als één geheel behandelt, loopt vast zodra een instelling specifiek om één van de drie vraagt: een aangeleverd UBO-uittreksel volstaat niet als bewijs van herkomst, en een herkomstverklaring vervangt geen dossierstuk over de structuur. Doordat elke instelling opnieuw bepaalt wat zij nodig heeft, blijft het samenstellen van de juiste combinatie iets dat per aanvraag terugkomt.
Wie erachter zit
kycvault.eu is een dienst van Point2Create BV, Energieweg 1, 3133 EB Vlaardingen (KvK 63324547). Vragen kunnen naar office@kycvault.eu.