hoe zet ik bestuurders uit meerdere landen in mijn dossier

Elk bestuurder apart identificeren, met een geldig document per land

Bestuurders uit verschillende landen verwerk je door voor ieder van hen apart vast te leggen: volledige naam, geboortedatum, nationaliteit en een geldig identiteitsdocument. Voor de instelling die het cliëntenonderzoek doet onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme maakt het niet uit of een bestuurder Nederlander, Duitser of Braziliaan is — de eisen aan identificatie zijn hetzelfde. Wat wel verschilt, is het soort document: een niet-Nederlandse bestuurder heeft vaak geen BSN-achtig nummer of geen uittreksel uit een register dat op dezelfde manier is opgebouwd als het Nederlandse Handelsregister. Leg daarom per bestuurder vast welk document uit welk land hoort bij welke rol.

De tweede stap is de rol zelf goed benoemen: is deze persoon statutair bestuurder, gevolmachtigde, of allebei? Dat bepaalt of iemand ook mag tekenen namens de onderneming, en dat is een ander gegeven dan alleen "bestuurder zijn". Hoe je dat onderscheid maakt en welk bewijs daarbij hoort, staat uitgewerkt in hoe toon ik aan wie namens mijn bedrijf mag tekenen. Bij een structuur met meerdere landen komt daar vaak een extra laag bij: een bestuurder van de Nederlandse werkmaatschappij kan een buitenlandse holding vertegenwoordigen, of juist andersom. Dat leg je het overzichtelijkst vast in een schema dat per laag van de structuur laat zien wie waar bestuurt — zie hoe leg ik een bedrijfsstructuur vast die over meerdere landen loopt.

Basis: cliëntenonderzoek Wwft, aanvulling: Handelsregisterwet

De verplichting om bestuurders te identificeren volgt uit het cliëntenonderzoek van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, die geen onderscheid maakt naar nationaliteit van de bestuurder. De Handelsregisterwet 2007 regelt daarnaast welke bestuurdersgegevens van een Nederlandse onderneming zelf zijn vastgelegd en raadpleegbaar zijn; voor buitenlandse entiteiten in de structuur geldt het register van dat land, dat niet altijd dezelfde gegevens op dezelfde manier bijhoudt.