Welke stukken heeft een bank van mijn onderneming nodig?

Vier bouwstenen: identiteit, structuur, UBO en herkomst

Een bank vraagt in de kern vier dingen: wie de onderneming is, hoe de structuur eruit ziet, wie de uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) zijn en waar het geld vandaan komt. Dat volgt uit het cliëntenonderzoek dat instellingen moeten doen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Voor de identiteit van de onderneming zelf is dat meestal een actueel uittreksel uit het handelsregister en de statuten. Voor de structuur wil de bank zien hoe entiteiten met elkaar samenhangen, zeker als er meerdere landen bij betrokken zijn — daarvoor is het vastleggen van een structuur die over meerdere landen loopt een aparte discipline.

Daarnaast vraagt de bank naar de UBO's: de natuurlijke personen die uiteindelijk zeggenschap hebben of eigenaar zijn, met hun percentage belang. Dat percentage moet aansluiten bij wat in het UBO-register staat, dat is vastgelegd op grond van de Handelsregisterwet 2007. Verder hoort bij het dossier een sanctie- en PEP-toets — de bank moet dat toetsen op grond van de Sanctiewet 1977, en het is aan te raden zelf te weten wat een vraag naar sancties of PEP-status precies betekent. Tot slot vraagt de bank vaak een verklaring over de herkomst van het vermogen of van specifieke transacties; die verklaring is geen apart document uit een register, maar een eigen toelichting die je onderbouwt met wat wél beschikbaar is, zoals jaarrekeningen of contracten.

Waar dit op rust: Wwft-cliëntenonderzoek en UBO-registratie

De verplichting van de bank om deze stukken op te vragen volgt direct uit het cliëntenonderzoek in de Wwft: de instelling moet de identiteit vaststellen, de UBO's identificeren en het doel en de aard van de relatie begrijpen. De UBO-gegevens zelf, inclusief het percentage belang, zijn geregistreerd op grond van de Handelsregisterwet 2007. De sanctietoets is een losstaande verplichting uit de Sanctiewet 1977, die naast het Wwft-onderzoek loopt en dus als apart onderdeel in het dossier terugkomt.