hoe breng ik mijn bedrijfsstructuur met vestigingen in meerdere landen in kaart

Elke laag apart, met eigen bewijsstuk per land

Een structuur over meerdere landen breng je in kaart door elke laag apart te documenteren: per entiteit een uittreksel uit het lokale handels- of ondernemingsregister, de bestuurders die daar staan vermeld, en de doorlopende lijn naar de UBO — de uiteindelijk belanghebbende, de natuurlijke persoon die de zeggenschap of het belang heeft. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht de bank of andere instelling om die hele keten te kunnen volgen, niet alleen de Nederlandse top of de laag waar de rekening loopt. Dat betekent in de praktijk: een moeder in Nederland, een tussenholding in bijvoorbeeld Luxemburg en een werkmaatschappij in Duitsland leveren elk hun eigen uittreksel en, waar van toepassing, hun eigen UBO-registratie op.

Buitenlandse registers werken niet altijd zoals het Nederlandse handelsregister. Sommige landen kennen geen publiek UBO-register of hanteren een ander percentage als drempel voor melding. Waar een officieel uittreksel ontbreekt of gedateerd is, is een eigen verklaring met de percentages en de onderlinge relatie tussen de entiteiten het alternatief — met vermelding dat het om een eigen opgave gaat, niet om een registerstuk. Voor de opbouw van zo'n schema, inclusief de knooppunten waar het vaak misgaat, helpt hoe leg ik een bedrijfsstructuur vast die over meerdere landen loopt. Bestuurders die in verschillende landen wonen of zijn ingeschreven, vraagt vaak een net iets andere aanpak; dat staat uitgewerkt onder hoe zet ik bestuurders uit meerdere landen in mijn dossier.

Grondslag: cliëntenonderzoek en het handelsregister

De verplichting om de structuur inclusief UBO's in kaart te brengen volgt uit het cliëntenonderzoek in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme; de registratieplicht voor Nederlandse entiteiten zelf, inclusief het UBO-register, staat in de Handelsregisterwet 2007. Voor buitenlandse onderdelen van de structuur geldt het lokale equivalent van die laatste wet, niet de Nederlandse — de instelling die het dossier opvraagt, toetst wel volgens het Nederlandse cliëntenonderzoek.