welke gegevens van onze bestuurders moet ik allemaal verzamelen

Volledige identiteit, nationaliteit, functie en PEP-status

Per bestuurder leg je vast: volledige naam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, adres, en de functie binnen de onderneming (statutair bestuurder, gevolmachtigde, of feitelijk leidinggevende zonder formele titel). Daarnaast vraag je uit of iemand een politiek prominente persoon is, een PEP, en of er sprake is van een sanctietreffer. Instellingen moeten dit toetsen op grond van hun cliëntenonderzoek, dus zij vragen het bij jou op — leg het betekenis van een vraag naar sancties of PEP-status uitgebreider vast dan alleen "nee, niet van toepassing", want een lege check is voor een instelling geen antwoord.

Naast de persoonsgegevens hoort er een kopie van een geldig identiteitsbewijs bij, en een recent uittreksel uit het Handelsregister waarop de bestuurder als zodanig staat vermeld. Bij bestuurders die ook UBO zijn — vaak bij een kleinere onderneming het geval — komt daar het percentage aandelen of stemrecht bij, plus de onderliggende verklaring waarom dat percentage zo is vastgesteld. Bij meerdere bestuurders met een buitenlandse nationaliteit of woonplaats is het handig om per land aan te geven welk brondocument geldt, zeker als je bestuurders uit verschillende landen in één dossier verwerkt: een uittreksel uit een buitenlands register heeft niet altijd dezelfde vorm als een Nederlands KvK-uittreksel, en dat verschil vraagt een instelling vaak alsnog uit te leggen.

Grondslag: Wwft-cliëntenonderzoek en de Handelsregisterwet

De verplichting om deze gegevens te verzamelen ligt niet bij jou, maar bij de instelling die het cliëntenonderzoek moet doen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme; jouw dossier is het antwoord op wat zij moeten uitvragen. Welke gegevens van een bestuurder al openbaar zijn vastgelegd, volgt uit de Handelsregisterwet 2007, inclusief het UBO-register. De verplichting om op sanctielijsten te toetsen volgt uit de Sanctiewet 1977, en verklaart waarom die vraag standaard terugkomt, ook als je zelf niets bijzonders verwacht.