Hoe toon ik aan wie namens mijn bedrijf mag tekenen?

Uittreksel plus statuten samen tonen bevoegdheid

Tekenbevoegdheid toont u aan met een combinatie van het uittreksel uit het Handelsregister en de statuten, niet met één van de twee los. Het uittreksel laat zien wie er als bestuurder staat ingeschreven en of die persoon zelfstandig bevoegd is of gezamenlijk met anderen. De statuten leggen daaronder de regel vast: bij welke drempel er bijvoorbeeld twee handtekeningen nodig zijn, of wanneer een aandeelhoudersbesluit vereist is voor een bepaalde handeling. Instellingen die uw dossier opvragen willen beide zien, omdat het uittreksel de actuele situatie geeft en de statuten de achterliggende bevoegdheidsstructuur.

Bij een structuur met meerdere entiteiten, zeker over de grens, is het niet genoeg om alleen de tekenbevoegdheid van de tekenende entiteit te tonen. Een bank kijkt dan vaak door naar de bevoegdheid in de moedermaatschappij, zeker als die de uiteindelijke beslissing neemt. Hoe u dat inzichtelijk maakt als uw bestuurders in verschillende landen zitten, is een aparte vraag, maar de basis blijft hetzelfde: uittreksel plus statuten per entiteit, gekoppeld aan elkaar. Ontbreekt de statutaire onderbouwing, dan kunt u dat melden en aangeven dat die nagestuurd wordt; een blote verklaring dat iemand bevoegd is, vervangt het stuk niet.

Waar dit uit volgt: Boek 2 BW

De regels over bestuur en vertegenwoegdiging van rechtspersonen staan in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Daar is bepaald dat het bestuur de rechtspersoon vertegenwoordigt, en dat de statuten die bevoegdheid kunnen beperken of aan voorwaarden kunnen binden. Welke gegevens daarvan zichtbaar zijn voor derden, ligt vast in de Handelsregisterwet 2007: het register toont de ingeschreven bestuurders en hun bevoegdheid, maar niet altijd de volledige statutaire nuance. Instellingen die onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme vallen, moeten als onderdeel van hun cliëntenonderzoek vaststellen wie voor uw onderneming mag handelen; dat is de reden dat zij zowel het uittreksel als de statuten opvragen. Overigens speelt tekenbevoegdheid ook een rol bij het aanleveren van de stukken die een bank van uw onderneming verwacht: zonder duidelijke bevoegdheid kan een dossier als incompleet worden aangemerkt, ook als alle andere onderdelen wel op orde zijn.