wat moet ik doen als er een nieuwe bestuurder is aangesteld

Twee registraties, twee klokken

Een nieuwe bestuurder moet u op twee plekken vastleggen: bij het Handelsregister en in uw eigen dossier richting de instellingen waarmee u werkt. De inschrijving bij het Handelsregister loopt via de Kamer van Koophandel; daarna is de wijziging zichtbaar in het uittreksel. Voor uw bank, notaris of andere zakelijke relatie is dat uittreksel niet genoeg — die wil ook een geldig identiteitsbewijs van de nieuwe bestuurder, een sanctie- en PEP-toets (politically exposed person: iemand met een publieke functie die extra aandacht krijgt) en, als de bestuurder ook uiteindelijk belanghebbende is, een nieuwe UBO-opgave met percentage.

Praktisch betekent dit dat de wijziging op drie plekken doorwerkt: het uittreksel, de tekenbevoegdheid en eventueel het UBO-register. Hoe u aantoont wie er mag tekenen na de wisseling, staat beschreven bij hoe toon ik aan wie namens mijn bedrijf mag tekenen. Als de nieuwe bestuurder in een ander land woont of daar al een functie had, is het handig om dat gelijk te verwerken in het overzicht van bestuurders uit meerdere landen in uw dossier, zodat instellingen niet twee keer om dezelfde toelichting vragen.

Waar dit uit volgt: Handelsregisterwet en Wwft

De verplichting om bestuurderswijzigingen te laten opnemen in het Handelsregister volgt uit de Handelsregisterwet 2007, die vastlegt welke gegevens van elke onderneming geregistreerd staan, waaronder de UBO-gegevens. De verplichting van de instelling om bij die wijziging opnieuw cliëntenonderzoek te doen — dus ook het identiteitsbewijs en de sanctietoets van de nieuwe bestuurder — volgt uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. De sanctietoets zelf is gebaseerd op de Sanctiewet 1977, die instellingen verplicht om te controleren of iemand op een sanctielijst voorkomt. In kycvault houdt de klok op deze onderdelen bij wanneer een herbevestiging nodig is, zodat een bestuurderswisseling niet blijft liggen tot een instelling er zelf naar vraagt.