hoe zet ik mijn bedrijven in verschillende landen overzichtelijk op een rij

Per land een eigen uittreksel, geen vertaalslag erbovenop

Een structuur met meerdere landen leg je vast door van elke schakel het lokale bewijsstuk te verzamelen en die aan elkaar te knopen met een schema dat de UBO's — de uiteindelijk belanghebbenden, de natuurlijke personen die de zeggenschap of het belang hebben — herleidt tot op het niveau van percentages. Instellingen die cliëntenonderzoek doen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme accepteren geen samenvatting van een structuur; ze willen de onderliggende stukken per rechtspersoon zien, ook als die in het buitenland is opgericht. Voor de Nederlandse schakel is dat het uittreksel uit het handelsregister met het bijbehorende UBO-register-opgave; voor een buitenlandse moederof dochtermaatschappij is dat het lokale equivalent, vaak met een beëdigde vertaling als het bewijsstuk niet in het Engels, Duits of Frans is.

Het lastigste punt is meestal niet het verzamelen zelf, maar het consistent houden van de percentages over de hele keten heen: een belang van 60% in laag A dat via laag B uiteindelijk 24% oplevert bij de UBO, moet in het schema kloppend zijn, niet alleen per laag maar ook cumulatief. Daarbij helpt het om voor een overzicht van de hele bedrijfsstructuur één vaste opzet te gebruiken die je bij elke aanvrager opnieuw kunt inzetten, in plaats van per bank een nieuwe versie te tekenen. Loopt er een stichting of trust in de keten, dan gelden daar net andere regels voor wat je als bewijs aanlevert dan bij een gewone bv of Ltd.

Grond: artikel 3 Wwft en de Handelsregisterwet voor het Nederlandse deel

De verplichting om de UBO en de zeggenschapsstructuur in kaart te brengen volgt uit het cliëntenonderzoek van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme; welke gegevens daarvoor over de Nederlandse rechtspersoon zelf zijn vastgelegd, staat in de Handelsregisterwet 2007, inclusief de UBO-registratie. Voor buitenlandse schakels bestaat geen Nederlandse registratieplicht — daar geldt het lokale register, en de instelling die de vraag stelt bepaalt zelf welk bewijsniveau ze daarvan accepteert.