hoe leg ik vast wie er allemaal bestuurder is van mijn bedrijf

Bestuurdersregister en Handelsregister moeten dekkend zijn

Vastleggen wie bestuurder is, begint bij het Handelsregister. Elke wijziging in het bestuur — aantreden, aftreden, wijziging van bevoegdheid — moet daar geregistreerd staan, en de instelling die uw dossier opvraagt toetst daar in de eerste plaats aan. Voor het cliëntenonderzoek dat instellingen doen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is dat register het startpunt, maar niet het eindpunt: een bank of notaris wil vaak ook zien wie feitelijk beslist, niet alleen wie op papier staat. Bij internationale structuren komt daar de vraag bij hoe bestuurders uit verschillende jurisdicties zich tot elkaar verhouden — dat sluit aan op hoe u bestuurders uit meerdere landen in uw dossier zet.

Bestuur en tekenbevoegdheid zijn twee aparte vragen die vaak worden samengevoegd. Iemand kan statutair bestuurder zijn zonder zelfstandig te mogen tekenen, en omgekeerd kan een gevolmachtigde tekenbevoegd zijn zonder bestuurder te zijn. Voor de vastlegging is het onderscheid van belang: het uittreksel toont de bestuurdersstatus, een volmacht of de statuten tonen de tekenbevoegdheid. Wie dat verder wil uitwerken, vindt de aanpak in hoe u aantoont wie namens uw bedrijf mag tekenen. Ontbrekende recente wijzigingen — een net afgetreden bestuurder die nog in oude stukken staat — leiden in de praktijk tot de meeste vragen achteraf.

Waar dat uit volgt: Handelsregisterwet en Wwft

De registratieplicht voor bestuurders volgt uit de Handelsregisterwet 2007, die vastlegt welke gegevens van elke onderneming worden bijgehouden, waaronder ook de UBO-gegevens (uiteindelijk belanghebbenden). De vraag van instellingen naar bestuurders en hun bevoegdheden volgt uit het cliëntenonderzoek van de Wwft, dat instellingen verplicht om te weten wie een onderneming vertegenwoordigt en beheerst.