mijn uittreksel is verlopen, hoe zorg ik dat mijn dossier weer klopt?

Een nieuw uittreksel vraagt u aan bij de KVK

Een verlopen uittreksel herstelt u door een nieuw uittreksel op te vragen bij de Kamer van Koophandel en dat in uw dossier te vervangen. Instellingen accepteren voor het cliëntenonderzoek onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme doorgaans alleen een uittreksel dat recent is afgegeven; hoe recent, bepaalt de instelling zelf. Zolang het oude uittreksel in het dossier staat, klopt het beeld van uw onderneming niet meer met wat er in het Handelsregister staat, en dat is precies waar een klok op documenten voor bedoeld is: die signaleert dat vervanging nodig is, niet dat er iets mis is.

Naast het uittreksel zelf is het verstandig om te controleren of de gegevens die erop staan nog overeenkomen met wat u eerder heeft opgegeven — bestuurders, vestigingsadres, UBO-gegevens. Is er iets gewijzigd sinds het vorige uittreksel, dan hoort die wijziging ook terug te komen in de rest van het dossier. Welk uittreksel en welke statuten precies gevraagd worden, en in welke vorm, leest u hier. Is de wijziging onderdeel van een grotere aanpassing in de zeggenschap, dan is het ook de moeite waard om te kijken hoe u een structuurwijziging uit het verleden aangeeft, zodat het dossier niet alleen actueel is maar ook navolgbaar blijft.

Waar dit uit volgt: het Handelsregister en het cliëntenonderzoek

De gegevens van uw onderneming, waaronder de UBO-gegevens, liggen vast in het Handelsregister op grond van de Handelsregisterwet 2007. Een uittreksel is een momentopname van die registratie. Instellingen die cliëntenonderzoek doen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme moeten kunnen vaststellen dat de gegevens die zij gebruiken actueel zijn; een verlopen uittreksel voldoet daar in de regel niet meer aan, en de instelling zal om een recentere versie vragen.