wat voor bewijs moet ik aanleveren om mijn bedrijfsstructuur aan te tonen

Uittreksel, structuurschema en UBO-opgave samen

Onderbouwing van een structuur bestaat meestal uit drie soorten bewijs: een actueel uittreksel per entiteit, een schema dat de lagen en percentages toont, en de UBO-registratie die daarmee overeenkomt. Instellingen toetsen die drie tegen elkaar: klopt het percentage in het schema met wat er in het handelsregister staat, en is de UBO die in het register staat ook degene die in het cliëntenonderzoek naar voren komt. Bij een structuur met meerdere landen is het uittreksel per land vaak in een andere vorm en taal — hoe je dat samenbrengt staat beschreven bij hoe je een structuur vastlegt die over meerdere landen loopt.

Waar het bewijs ontbreekt — een tussenholding zonder recent uittreksel, of een percentage dat niet direct uit een register blijkt — is een eigen verklaring het gangbare alternatief, aangevuld met wat er wél is: een aandeelhoudersregister, een notariële akte, een jaarrekening met deelnemingenoverzicht. Dat vervangt geen registerstuk, maar overbrugt het gat totdat dat er is. Voor de vraag welk stuk in welke vorm precies wordt gevraagd, en welk stuk daarvoor in de plaats mag als het niet beschikbaar is, geeft het overzicht van stukken die een bank van een onderneming vraagt een uitgangspunt per onderdeel.

Waarom dit uit de Wwft en de Handelsregisterwet volgt

Dit volgt uit twee regelingen die los van elkaar staan maar hetzelfde dossier raken. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht instellingen tot cliëntenonderzoek: zij moeten vaststellen wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn en dat onderbouwen met documenten, gegevens of inlichtingen uit een betrouwbare en onafhankelijke bron. De Handelsregisterwet 2007 regelt welke gegevens van een onderneming zijn vastgelegd, waaronder de UBO-registratie, en dat register is een van de bronnen waar instellingen hun cliëntenonderzoek op mogen baseren. Het uittreksel bewijst dus wat er geregistreerd staat; het cliëntenonderzoek van de bank bepaalt vervolgens of dat voldoende is, of dat er méér nodig is dan het register alleen laat zien.