is een eigen verklaring genoeg of heb ik altijd bewijs nodig

Een eigen verklaring is een startpunt, geen eindpunt

Een eigen verklaring is meestal niet genoeg. De instelling die het cliëntenonderzoek doet — de bank, notaris of betaaldienstverlener — moet volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) uw verklaring toetsen aan objectieve bronnen. Bij een simpele vraag, zoals wie er tekenbevoegd is, kan een verklaring soms volstaan als die al blijkt uit een openbaar register. Maar bij UBO's, herkomst van vermogen of een structuur met meerdere landen wil de instelling de verklaring altijd onderbouwd zien met een document: een uittreksel, een aandeelhoudersregister, statuten, een jaarrekening of een verklaring van een notaris.

Wat telt als voldoende bewijs verschilt per vraag en per risico-inschatting van de instelling zelf — dat bepalen zij, niet u. Een handelsregisteruittreksel of de statuten dekken vaak het basisplaatje van bestuur en bevoegdheid; zie welk uittreksel en welke statuten moet ik aanleveren. Bij een structuur die over de grens loopt, telt bovendien vaak per land een ander soort bewijsstuk, en dat is precies waar dossiers vaak vastlopen; zie hoe leg ik een bedrijfsstructuur vast die over meerdere landen loopt. Als u geen document heeft, is het gebruikelijk om dat te melden bij de instelling en te vragen welk alternatief bewijs zij accepteren — dat is aan hen om te bepalen, niet aan u om te veronderstellen.

Waar dit uit volgt: Wwft-cliëntenonderzoek en het Handelsregister

De Wwft verplicht instellingen tot cliëntenonderzoek, wat betekent dat zij de identiteit en de structuur van een onderneming moeten verifiëren met betrouwbare, onafhankelijke bronnen — een eigen verklaring alleen is daarvoor niet als zelfstandig bewijs bedoeld. Voor een deel van die verificatie kunnen instellingen terugvallen op wat volgens de Handelsregisterwet 2007 al is vastgelegd, zoals bestuurders en UBO-gegevens in het Handelsregister. Voor bewijsstukken die niet uit een register komen — denk aan de herkomst van vermogen of oudere wijzigingen in de structuur — leest u meer over wat wél telt in wat voor bewijs moet ik aanleveren om mijn bedrijfsstructuur aan te tonen.