hoe schrijf ik zelf een verklaring over hoe mijn bedrijf in elkaar zit

Een eigen verklaring vult het uittreksel aan, het vervangt het niet

Een eigen verklaring over de structuur is het document waarin u zelf beschrijft wie waar eigenaar van is, welke percentages er lopen en hoe de zeggenschap verdeeld is — voor die delen van de structuur die niet uit een openbaar register blijven. Het cliëntenonderzoek van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht de instelling om de UBO's te achterhalen: de uiteindelijk belanghebbenden met een belang van 25% of meer. Waar een uittreksel en de statuten dat niet volledig laten zien — bijvoorbeeld bij een buitenlandse tussenholding, een certificering via een stichting, of een trust in de keten — vult uw eigen verklaring dat gat.

Schrijf de verklaring als een opsomming, niet als lopende tekst: elke laag van de structuur met naam, land van vestiging, percentage en de aard van het belang (aandelen, stemrecht, of iets anders). Sluit elke laag zo veel mogelijk aan op een stuk dat het bevestigt — een uittreksel, een aandeelhoudersregister, een trustakte. Waar dat bewijs ontbreekt, zegt u dat er geen stuk beschikbaar is in plaats van de laag over te slaan; een instelling die zelf moet raden waarom een percentage niet klopt met het register, vraagt sneller door dan een instelling die leest dat er bewust geen onderliggend stuk is. Bij een structuur die over de grens loopt, is het raadzaam om dezelfde volgorde te gebruiken als in de structuur over meerdere landen, zodat de verklaring en het register-uittreksel elkaar niet tegenspreken.

Waar dat uit volgt: het cliëntenonderzoek en het Handelsregister

Deze aanpak volgt uit de combinatie van twee regelingen. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme legt de instelling de plicht op om de UBO en de structuur vast te stellen, maar schrijft niet voor met welk document een cliënt dat aantoont — vandaar dat een eigen verklaring als aanvulling wordt geaccepteerd naast officiële stukken. De Handelsregisterwet 2007 regelt welke gegevens al vastliggen, waaronder het UBO-register; alles wat daarbuiten valt, moet de onderneming zelf onderbouwen.