hoe krijg ik bewijs van een ubo die in het buitenland zit

Bewijs komt uit het lokale register, aangevuld met een eigen verklaring

Voor een buitenlandse aandeelhouder geldt in de meeste gevallen: je vraagt een uittreksel of gelijkwaardig document op uit het UBO-register (of vergelijkbaar handelsregister) van het land waar die aandeelhouder is gevestigd of geregistreerd. Binnen de EU heeft elke lidstaat zo'n register, opgezet naar het model van de Handelsregisterwet 2007 en gebaseerd op dezelfde UBO-definitie uit richtlijn (EU) 2015/849. Buiten de EU verschilt het sterk: sommige landen hebben een openbaar register, andere niet, en dan blijft alleen een notariële verklaring, een aandeelhoudersregister of een verklaring van de vennootschap zelf over als bewijsstuk.

Als er geen officieel document te krijgen is — en dat komt vaker voor dan je zou denken, zeker bij landen zonder centraal register — dan is je eigen verklaring als bewijsstuk het beste alternatief dat je hebt. Instellingen die cliëntenonderzoek doen onder de Wwft accepteren zo'n verklaring vaak als aanvulling, mits ze onderbouwd is met wat er wél beschikbaar is: een aandeelhoudersovereenkomst, een oprichtingsakte, of een verklaring van een lokale notaris of accountant. Belangrijk is dat je niet alleen het percentage vastlegt, maar ook hoe je daarbij komt — welke stukken je hebt gebruikt en waarom die volstaan. Wil je aantonen dat de buitenlandse vennootschap zelf echt bestaat, dan is dat een apart bewijsstuk naast het UBO-bewijs: het een gaat over de rechtspersoon, het ander over de natuurlijke persoon erachter.

Waar dit uit volgt: de UBO-definitie en het cliëntenonderzoek

De verplichting om de UBO te identificeren met onderliggend bewijs volgt uit het cliëntenonderzoek dat instellingen moeten doen onder de Wwft, met als basis de UBO-definitie uit richtlijn (EU) 2015/849. Die richtlijn schrijft geen vast bewijsmiddel voor — ze verplicht instellingen wel om redelijke maatregelen te nemen om de UBO te verifiëren, wat in de praktijk ruimte laat voor register-uittreksels én eigen verklaringen, afhankelijk van wat het land van de aandeelhouder biedt.