Hoe maak ik een overzicht van mijn bedrijfsstructuur?

Een schema van entiteiten, percentages en natuurlijke personen

Een structuurschema toont elke entiteit in de keten, met daartussen de aandelen- of zeggenschapspercentages, tot en met de natuurlijke personen die aan het einde overblijven. Dat is precies de lijn die een instelling nodig heeft om het cliëntenonderzoek uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) te kunnen afronden: niet alleen wie de directe aandeelhouder is, maar ook wie daarachter zit, laag voor laag, tot de UBO — de uiteindelijk belanghebbende met een percentage boven de wettelijke drempel.

Voor een schema met alleen Nederlandse entiteiten is het KvK-uittreksel meestal voldoende basis; percentages die niet uit het uittreksel blijken (bijvoorbeeld bij een stichting zonder aandelen, of bij certificering) vul je aan met een eigen verklaring of de onderliggende akte. Loopt de structuur door naar het buitenland, dan is een KvK-uittreksel niet meer genoeg en heb je per land een gelijkwaardig register nodig — dat is uitgewerkt in hoe je een bedrijfsstructuur vastlegt die over meerdere landen loopt. Zit er een stichting of trust in de keten, dan werkt het percentage-model niet één-op-één; daarvoor is apart beschreven hoe je een stichting weergeeft in je structuur en hoe je een trust verwerkt in je dossier. Hoe je het schema zelf leesbaar tekent — welke vorm, welke laag boven welke — staat in een duidelijk overzicht van je bedrijfsstructuur maken.

Waar dat uit volgt: Handelsregisterwet en Wwft-cliëntenonderzoek

Dat een instelling de volledige keten tot de natuurlijke persoon wil zien, volgt uit het cliëntenonderzoek van de Wwft: de instelling moet de UBO identificeren en diens percentage onderbouwen, niet alleen registreren. De Handelsregisterwet 2007 regelt daarnaast welke gegevens per Nederlandse onderneming zijn vastgelegd, waaronder de UBO-registratie zelf — dat is de brondata die je schema moet kunnen staven, niet vervangen. Een schema zonder onderliggend bewijs per laag is daarom onvolledig voor het dossier.