hoe zet ik meerdere bv's van mijn groep overzichtelijk in één dossier?

Eén groepsdossier met bv's als losse blokken, gekoppeld aan elkaar

Zet elke bv als los blok in het dossier, met daaronder de koppeling naar de andere bv's in de groep. Een instelling die cliëntenonderzoek doet onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme kijkt per rechtspersoon naar wie de UBO is — de uiteindelijk belanghebbende, degene die de zeggenschap of het eigendom heeft. Bij een groep is dat per bv soms een andere combinatie van aandeelhouders en bestuurders, ook als de UBO's uiteindelijk bij dezelfde natuurlijke personen uitkomen. Werk daarom niet met één dossier dat alles vermengt, maar met een hoofdstructuur waarin elke bv een eigen kaart heeft: KVK-nummer, bestuurders, aandeelhouders, en een verwijzing naar de bv's erboven en eronder in de keten.

De praktische volgorde is: begin bovenaan bij de uiteindelijke aandeelhouder of holding, en werk naar onder toe per laag. Voor elke laag geldt dezelfde opzet als bij een enkele bv, alleen herhaald: een uittreksel, de bestuurders met hun bevoegdheid, en de percentages naar de laag erboven. Wie dat visueel wil maken, dus met een boomstructuur in plaats van los tekstblokken, kan dat het beste opzetten zoals beschreven bij hoe maak ik een duidelijk overzicht van mijn bedrijfsstructuur. Loopt de groep over meerdere landen, dan komt daar de vraag bij welk lokaal register waar geraadpleegd wordt — dat staat uitgewerkt bij hoe leg ik een bedrijfsstructuur vast die over meerdere landen loopt.

Waarom per bv, niet per groep: artikel 3 Wwft en de UBO-registratie

De verplichting tot cliëntenonderzoek in artikel 3 van de Wwft is gekoppeld aan de individuele cliënt, en dat is bij een groep steeds de afzonderlijke bv waarmee de instelling een relatie aangaat. Ook de UBO-registratieplicht uit de Handelsregisterwet 2007 werkt per ingeschreven onderneming: elke bv registreert haar eigen UBO's, ook al zijn dat binnen een groep vaak dezelfde personen. Een dossier dat die scheiding aanhoudt, sluit daarom aan op hoe de aanvrager het zelf moet controleren.