is een kvk uittreksel niet voldoende bewijs voor mijn bedrijfsstructuur

Een uittreksel toont een laag, niet de hele boom

Een KVK-uittreksel is meestal niet voldoende als enige bewijs van je structuur. Het uittreksel toont de actuele situatie van één ingeschreven onderneming: naam, rechtsvorm, bestuurders, en sinds de UBO-registratie ook de geregistreerde uiteindelijk belanghebbenden met hun belangenklasse. Wat het uittreksel niet laat zien, is de laag daaronder of daarboven: een moedermaatschappij in een ander land, een stichting die aandelen houdt, of een trust die ergens in de keten zit. Voor een bank die moet vaststellen wie de UBO is en hoe het percentage tot stand komt, is dat vaak precies de informatie die ontbreekt.

Bij een structuur die over de grens loopt, vraagt een instelling daarom meestal ook uittreksels of vergelijkbare registerdocumenten uit de andere betrokken landen, plus een schema dat de lagen aan elkaar knoopt. Hoe je dat opbouwt, staat beschreven bij hoe je een bedrijfsstructuur vastlegt die over meerdere landen loopt. Zit er een stichting of trust in de keten, dan gelden daar weer eigen aandachtspunten, te vinden bij hoe je een stichting weergeeft in je structuur en hoe je een trust verwerkt in je dossier. Een visueel schema erbij helpt de aanvrager vaak sneller door het dossier, zie hoe je een duidelijk overzicht van je structuur maakt.

Waar dat cliëntenonderzoek vandaan komt

De reden dat een uittreksel alleen vaak niet genoeg is, volgt uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Die verplicht instellingen tot cliëntenonderzoek: zij moeten zelf vaststellen wie de uiteindelijk belanghebbende is en waar het vermogen en de zeggenschap liggen, en mogen daarbij niet louter afgaan op één registerinschrijving. De Handelsregisterwet 2007 regelt wat er in het handelsregister en het UBO-register wordt vastgelegd — dat is een basisregistratie, geen volledig onderzoeksdossier. Het verschil tussen die twee is precies waarom instellingen vaak meer opvragen dan het uittreksel alleen.