kan ik hetzelfde dossier gebruiken voor bank en notaris

Eén dossier, twee ontvangers

Ja, dat kan. Een bank en een notaris vragen allebei om cliëntenonderzoek — dat is de controle die zij volgens de wet moeten doen naar wie u bent, hoe uw onderneming in elkaar zit en wie er uiteindelijk profijt van heeft. Omdat het onderliggende dossier hetzelfde blijft — identiteit, structuur, bestuurders, belanghebbenden — kunt u dat éénmaal opbouwen en aan beide partijen laten zien.

Wat wél verschilt, is welk stukje van het dossier iemand te zien krijgt. Een notaris die een aandelenoverdracht passeert, wil misschien vooral het bewijs van de structuur en de belanghebbenden zien. Een bank die een rekening opent, wil daarnaast ook actuele identiteitsdocumenten en een verklaring over de herkomst van vermogen. U deelt dus niet blindelings alles met iedereen; per aanvrager stelt u een bundel samen met precies de onderdelen die gevraagd zijn, met een eigen vervaldatum en de mogelijkheid om die toegang later weer in te trekken. Zo blijft één dossier de basis, maar bepaalt u per keer wat er zichtbaar is. Dat is vooral prettig als de structuur ingewikkelder is: bekijk bijvoorbeeld hoe u een bedrijfsstructuur over meerdere landen vastlegt, zodat u dat stuk niet voor elke aanvrager opnieuw hoeft te maken.

Waarom instellingen los onderzoek doen

Dat bank en notaris hetzelfde soort onderzoek vragen, komt voort uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Die wet verplicht "instellingen" — een verzamelnaam die zowel banken als notarissen omvat — om zelf cliëntenonderzoek te doen voordat ze een dienst verlenen. Elke instelling blijft daarvoor verantwoordelijk, ook als een andere instelling al eerder onderzoek deed. De Wwft is de Nederlandse uitwerking van de Europese antiwitwasrichtlijn (Richtlijn 2015/849), die ook de definitie bevat van de uiteindelijk belanghebbende: de persoon die daadwerkelijk zeggenschap heeft of eigenaar is. Omdat die definitie voor alle instellingen dezelfde is, is het logisch dat één goed onderbouwd dossier over de belanghebbenden bij meerdere aanvragers dienst kan doen — al bepaalt elke instelling zelf welke onderdelen zij daarvan nodig heeft. Wilt u die belanghebbenden overzichtelijk vastleggen, dan helpt het om te kijken hoe u een duidelijk overzicht van uw bedrijfsstructuur maakt.