ik heb meerdere bv's, maak ik één dossier of per bv apart

Eén structuur, meerdere kluizen

Maak één structuurdossier dat de hele groep in kaart brengt, en laat daarnaast per bv een eigen set lopen voor wat specifiek van die vennootschap is: uittreksel, statuten, tekenbevoegden, en de bundel die je aan een specifieke wederpartij deelt. De vraag "wie zit erachter" beantwoord je maar één keer, op groepsniveau. De vraag "wat heeft bv X nodig voor deze bank" beantwoord je per bv, want elke instelling doet haar eigen cliëntenonderzoek volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, en vraagt niet altijd hetzelfde.

In de praktijk werkt dat als een boom met takken: bovenaan de moeder, daaronder de bv's, en bij elke tak de bestuurders en de UBO's die daar horen. Verandert er iets in de structuur — een bv erbij, een aandeelhouder eruit — dan werk je dat op één plek bij, in plaats van in vier losse dossiers. Dat scheelt vooral bij herbevestigingen: één klok op het geheel, niet vier klokken die uit de pas gaan lopen. Voor het opzetten van die boom is het handig om te kijken naar hoe je een overzicht maakt van je bedrijfsstructuur; loopt de groep over de grens, dan is er een aanvulling nodig, zie hoe je een bedrijfsstructuur vastlegt die over meerdere landen loopt. Voor de tekenbevoegdheid per bv, die je apart per vennootschap aantoont, is er een eigen uitleg over hoe je aantoont wie namens je bedrijf mag tekenen.

Waarom het register per rechtspersoon werkt

Dit volgt uit hoe het Handelsregister zelf is ingericht: elke rechtspersoon — dus elke bv apart — heeft een eigen inschrijving en een eigen UBO-registratie, geregeld in de Handelsregisterwet 2007. Daardoor bestaat er geen "groepsuittreksel"; de officiële gegevens zijn en blijven per bv. Eén overkoepelend dossier is dus een eigen ordening die je zelf aanbrengt boven die per-bv-registraties, niet een vervanging ervan.