hoe laat ik zien dat iemand zowel bestuurder als aandeelhouder is?

Dubbele rol vraagt dubbele onderbouwing, niet dubbel werk

Een persoon die zowel bestuurder als aandeelhouder is, laat je zien met twee losse bewijslijnen die je gewoon naast elkaar in het dossier zet. De bestuursrol volgt uit het uittreksel van de Kamer van Koophandel; de aandeelhoudersrol volgt uit het aandeelhoudersregister of, bij een percentage van 25% of meer, uit de UBO-registratie. Instellingen die cliëntenonderzoek doen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme vragen vaak apart naar "wie bestuurt" en "wie is belanghebbende" — ook als het dezelfde naam is, willen ze beide rollen los onderbouwd zien, met een eigen bewijsstuk erbij.

Ontbreekt het aandeelhoudersregister, dan is een notariële akte van oprichting of een recente aandeelhoudersovereenkomst vaak een werkbaar alternatief; bij twijfel over wat een instelling precies accepteert, is de eigen verklaring van de bank of het register de aangewezen bron. Let op het verschil tussen tekenbevoegdheid en eigendom: iemand kan volledig bevoegd zijn om te tekenen zonder een aandeel te houden, en omgekeerd. Hoe je die tekenbevoegdheid apart documenteert, staat beschreven bij hoe toon ik aan wie namens mijn bedrijf mag tekenen. Bij een structuur met meerdere vennootschappen is het ook zinvol om te laten zien op welk niveau iemand aandeelhouder is en op welk niveau hij bestuurder is — dat kan namelijk per laag verschillen.

Waar dit uit volgt: Handelsregisterwet en UBO-registratie

De bestuursgegevens van een onderneming zijn vastgelegd op grond van de Handelsregisterwet 2007, die ook de basis vormt voor het UBO-register waarin het percentage van een uiteindelijk belanghebbende wordt opgenomen. Het cliëntenonderzoek waarbij een instelling naar beide rollen vraagt, volgt uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Bij een structuur die zich over meerdere entiteiten of landen uitstrekt, is het raadzaam om dit in samenhang te documenteren; zie hoe leg ik een bedrijfsstructuur vast die over meerdere landen loopt voor de opzet daarvan.