waarom moet ik elke keer opnieuw dezelfde documenten sturen naar mijn bank

Elke instelling doet haar eigen cliëntenonderzoek

Uw bank moet zelf, los van andere instellingen, vaststellen wie u bent, hoe uw structuur eruitziet en wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn. Dat heet cliëntenonderzoek en het staat in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Een notaris of een andere bank die dezelfde vraag al eens heeft gesteld, mag dat onderzoek niet voor uw bank overnemen. Vandaar dat de notaris om precies dezelfde gegevens vraagt als uw bank, en dat een overstap naar een andere bank vaak betekent dat u weer bij nul begint.

Daarbovenop komt dat gegevens verlopen. Een KVK-uittreksel, een aandeelhoudersregister of een UBO-verklaring is een momentopname. Instellingen werken met een risicogebaseerde aanpak: hoe hoger het risico dat zij aan uw dossier toekennen, hoe vaker zij een herbevestiging willen zien. Dat is ook de reden dat u na jaren klantschap opnieuw dezelfde vragen krijgt — niet omdat er iets mis is, maar omdat de geldigheidstermijn van een eerder aangeleverd stuk is verstreken of omdat de bank periodiek herijkt.

Waar dat uit volgt: Wwft en Handelsregisterwet

De verplichting tot eigen cliëntenonderzoek per instelling volgt uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, die op haar beurt is gebaseerd op de Europese antiwitwasrichtlijn (Richtlijn (EU) 2015/849) met de definitie van uiteindelijk belanghebbende. De Handelsregisterwet 2007 regelt welke gegevens over uw onderneming centraal zijn vastgelegd, waaronder het UBO-register — maar die centrale registratie ontslaat een bank niet van haar eigen onderzoeksplicht. Voor de achtergrond van wat dat cliëntenonderzoek precies inhoudt, zie de uitleg over wat het cliëntenonderzoek van een bank precies inhoudt.