hoe weet ik welke stukken in mijn dossier verlopen of verouderd zijn

Vervaldata zijn niet overal gelijk

Elk stuk in een dossier heeft zijn eigen houdbaarheid, en die volgt uit wat het stuk bewijst. Een uittreksel uit het Handelsregister is een momentopname: zodra er iets wijzigt in bestuur, aandeelhouders of statutaire gegevens, is het uittreksel achterhaald, ook al staat er geen vervaldatum op. De Handelsregisterwet 2007 verplicht ondernemingen om wijzigingen door te geven; het uittreksel dat u aanlevert moet dus de actuele situatie weergeven, niet die van een jaar terug. Een instelling die op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme cliëntenonderzoek doet, kijkt of het uittreksel recent genoeg is om die actuele situatie te vertegenwoordigen.

Bij UBO-verklaringen en identiteitsbewijzen ligt dat anders: die vervallen niet omdat de onderneming wijzigt, maar omdat de instelling periodiek moet herbevestigen dat de gegevens nog kloppen. Een sanctiecheck heeft weer een ander ritme, omdat sanctielijsten doorlopend worden bijgewerkt onder de Sanctiewet 1977 — een toetsing van vorige maand zegt niets over de lijst van vandaag. Wie dit per stuk apart bijhoudt, ontdekt vaak te laat dat een uittreksel of verklaring is verouderd, precies op het moment dat een aanvrager erom vraagt. Een klok per document — gekoppeld aan wat het stuk bewijst, niet aan een vaste kalendertermijn — voorkomt dat. Hoe zo'n structuurwijziging er dan uitziet in het dossier zelf, staat beschreven bij hoe geef ik een structuurwijziging uit het verleden aan.

Waarom het aanleveringsmoment bepalend is

De achterliggende regel is steeds dezelfde: het cliëntenonderzoek onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme vereist actuele gegevens op het moment van aanleveren, niet op het moment van opvragen. Dat verklaart waarom sommige stukken — zoals een uittreksel — vervallen door een wijziging in de onderneming, en andere — zoals een sanctiecheck — vervallen door tijdsverloop op de lijst zelf. Welke registergegevens hierbij precies worden bijgehouden, staat vastgelegd in de Handelsregisterwet 2007; welk uittreksel en welke statuten daarbij horen, is uitgewerkt bij welk uittreksel en welke statuten moet ik aanleveren.