hoe toon ik aan dat mijn buitenlandse bv echt bestaat

Een recent uittreksel uit het lokale register is de kern

Een buitenlandse vennootschap bewijs je in de eerste plaats met een actueel uittreksel uit het handelsregister van het land waar zij is opgericht — het equivalent van wat de Handelsregisterwet 2007 in Nederland regelt voor Nederlandse ondernemingen. De instelling die het cliëntenonderzoek doet, toetst aan de hand van dat uittreksel of de vennootschap bestaat, wie er bestuurt en of de statutaire gegevens kloppen. Bij landen buiten de EU vraagt men er vaak ook om dat het uittreksel gelegaliseerd of van een apostille is, en soms om een beëdigde vertaling. Hoe recent het stuk moet zijn, verschilt per instelling; sommige accepteren drie maanden oud, andere willen het actuelere.

Naast het uittreksel wordt vaak om de statuten gevraagd en, bij een structuur met meerdere schakels, om een overzicht van hoe die buitenlandse vennootschap zich verhoudt tot de andere entiteiten. Dat laatste hoort thuis in het vastleggen van een bedrijfsstructuur die over meerdere landen loopt. Ontbreekt een lokaal register-equivalent — dat komt voor bij bepaalde rechtsvormen of jurisdicties — dan is een verklaring van een lokale notaris of advocaat vaak het alternatief; welk vervangend stuk aanvaardbaar is, bepaalt de instelling die het cliëntenonderzoek uitvoert, niet de klant.

Waar dit uit volgt: de Wwft en het uittreksel als kernbewijs

De verplichting om de identiteit en het bestaan van een cliënt vast te stellen volgt uit het cliëntenonderzoek dat instellingen moeten verrichten op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Voor een buitenlandse rechtspersoon betekent dat concreet: een document van een onafhankelijke, betrouwbare bron — in de praktijk het lokale handelsregister — waaruit oprichting, bestaan en vertegenwoordigingsbevoegdheid blijken. Dat is precies waarom het uittreksel en de statuten samen het basisdossier vormen, en waarom bij twijfel over wat verder nog gevraagd kan worden het overzicht van stukken dat een bank van een onderneming nodig heeft een goed vertrekpunt is.