hoe weet ik welke onderdelen er nog missen in mijn dossier

Ontbrekende onderdelen zijn per bank te herleiden uit de Wwft-opgave

Een dossier is nooit compleet of incompleet in absolute zin; het is compleet voor een bepaald verzoek. Elke instelling vraagt op basis van het cliëntenonderzoek uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) een eigen combinatie van gegevens: identiteit van de UBO's, structuur, herkomst van vermogen, tekenbevoegdheid. De ontbrekende onderdelen zie je dus door het gevraagde overzicht van een specifieke aanvraag naast de inhoud van je dossier te leggen, niet door een algemene checklist af te vlooien.

In de praktijk vallen drie categorieën het vaakst op incompleet: het UBO-percentage dat niet aansluit op het uittreksel uit het Handelsregister, een bestuurder die wel getekend heeft maar niet als zodanig is vastgelegd, en een sanctie- of PEP-toetsing die is gevraagd maar nog geen brondocument heeft. Bij een structuur met meerdere landen komt daar vaak een vierde bij: een tussenhoudster waarvan het eigen uittreksel of de eigen UBO-opgave ontbreekt, terwijl de bovenliggende structuur dat wel impliceert. Voor die gevallen is het zinvol om te kijken naar hoe je een bedrijfsstructuur vastlegt die over meerdere landen loopt, en om te toetsen of elk bestuurslid herleidbaar is naar een bewijsstuk via hoe je aantoont wie namens het bedrijf mag tekenen.

Waar dit uit volgt: Wwft-onderzoek en het Handelsregister als spiegel

De Wwft verplicht de instelling tot cliëntenonderzoek, maar legt niet vast welk exact bewijsstuk daarbij hoort — dat verschilt per instelling en per risico-inschatting. Wat wel een vaste spiegel biedt, is de Handelsregisterwet 2007: de daar geregistreerde UBO's, bestuurders en aandeelhoudersstructuur zijn een objectief ijkpunt waartegen je eigen dossier valt te toetsen. Wat in het Handelsregister staat maar niet in het dossier is onderbouwd, is een ontbrekend onderdeel; wat in het dossier staat maar afwijkt van het register, is een aandachtspunt dat eerst moet worden verklaard voordat het als compleet geldt.