waarom moet ik steeds opnieuw dezelfde informatie aan mijn bank geven

Elke instelling doet haar eigen cliëntenonderzoek

Dat komt omdat elke bank, notaris of betaaldienstverlener zelf verplicht is het cliëntenonderzoek uit te voeren, en niet mag steunen op de vraag of een andere instelling dat al heeft gedaan. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) legt die verplichting bij elke instelling afzonderlijk neer. Uw bank heeft dus geen inzage in wat u vorig jaar bij de notaris of bij een andere bank hebt aangeleverd, en mag dat ook niet zomaar overnemen. Vandaar dat notaris weer om dezelfde gegevens vraagt als uw bank: het is geen slecht geheugen, het is een aparte wettelijke plicht per instelling.

Daar komt bij dat instellingen niet allemaal dezelfde risico-inschatting maken, en dus niet altijd dezelfde vragen stellen of hetzelfde bewijsstuk accepteren. Een uittreksel uit het Handelsregister met de UBO-inschrijving (de uiteindelijk belanghebbende, de natuurlijke persoon achter de onderneming) is meestal een vast onderdeel, maar de ene instelling wil daarnaast een organogram, de andere vraagt om een verklaring over de herkomst van vermogen. Dat verschil zit in de eigen risicobeoordeling van de instelling, niet in een landelijke standaardlijst. Dat is ook waarom de ene bank andere dingen vraagt dan de andere. Wie overstapt naar een nieuwe bank, merkt dit het scherpst: het dossier begint feitelijk weer bij nul.

Waar dat uit volgt: Wwft en Handelsregisterwet

De verplichting tot eigen cliëntenonderzoek staat in de Wwft, die banken, notarissen en andere aangewezen instellingen aanwijst als degenen die dit onderzoek zelf moeten verrichten en actueel moeten houden. De Handelsregisterwet 2007 regelt welke gegevens, waaronder de UBO-gegevens, centraal zijn vastgelegd en dus als basisbron door elke instelling apart kunnen worden opgevraagd en gecontroleerd.