moet ik een organigram maken van mijn bedrijfsstructuur of is een tekst genoeg

Tekening en beschrijving vullen elkaar aan, geen keuze

Een schema is meestal wel het bruikbaarste startpunt, maar een tekst zonder schema wordt bijna altijd terugverwezen. De Wwft schrijft geen tekenvorm voor: de instelling moet de eigendoms- en zeggenschapsstructuur kunnen vaststellen en de UBO's met hun percentages kunnen herleiden. Een lopende tekst kan dat feitelijk ook, maar bij twee of meer laag houdstermaatschappijen, gecombineerd met certificering of een stemrechtregeling, is een tekst zonder schema voor de beoordelaar vaak niet in één keer te volgen. Dan komt de vraag terug, en dat kost meer tijd dan het schema in één keer goed aanleveren.

Waar het op neerkomt: bij een simpele structuur — één BV, één natuurlijk persoon als UBO — is een tekst met percentages voldoende. Zodra er tussenlagen, buitenlandse entiteiten of een stichting in de structuur zitten, verwacht de beoordelaar een schema waarin de lijnen tussen entiteiten en de UBO's zichtbaar zijn, met percentages bij elke pijl. Praktisch werkt het dus als volgt: het schema toont de lagen en percentages, de tekst legt uit wat niet uit het schema blijkt — waarom een percentage afwijkt van het handelsregister, of waarom een tussenholding geen UBO opluchten. Wie precies wil weten hoe zo'n schema opgebouwd wordt, vindt dat in hoe maak ik een overzicht van mijn bedrijfsstructuur; voor de vraag hoe je dat visueel leesbaar houdt bij meer dan een paar lagen, is een duidelijk overzicht van je structuur maken het vervolgstuk.

Grondslag: Wwft-cliëntenonderzoek en de UBO-registratie

De verplichting volgt uit het cliëntenonderzoek van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme: de instelling moet de zeggenschapsstructuur en de UBO's kunnen vaststellen, zonder dat de wet een vorm — tekening of tekst — voorschrijft. De Handelsregisterwet 2007 verplicht daarnaast tot registratie van de UBO's met hun percentages in het UBO-register; dat register toont zelf geen schema, maar de gegevens die erin staan zijn wel de basis waarmee elk zelfgemaakt schema moet kloppen.