hoe leg ik een structuur met vestigingen in meerdere landen vast

Per land een eigen bewijslaag, met één schema erboven

Een structuur over meerdere landen legt u vast per laag: elke entiteit met haar eigen uittreksel uit het lokale handelsregister, en daarboven één schema dat laat zien hoe de entiteiten met elkaar verbonden zijn. Instellingen die cliëntenonderzoek doen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme willen niet alleen weten dát er een Duitse GmbH of een Belgische bv in de keten zit, maar ook hoe die zich verhoudt tot de Nederlandse moeder en wie daar uiteindelijk de touwtjes in handen heeft. Een Nederlands uittreksel alleen dekt dat niet; voor elke buitenlandse laag hoort een eigen recent uittreksel, en waar dat register geen Nederlands of Engels aanbiedt, vaak ook een vertaling.

Het lastigste punt is meestal niet het verzamelen van de uittreksels, maar het consistent maken van de UBO-percentages over de hele keten heen. Een aandeelhouder met 40% in de Nederlandse moeder kan door verschillende tussenlagen op een ander percentage uitkomen bij de uiteindelijke belanghebbende, en instellingen rekenen dat door. Het helpt om dat rekenwerk zelf al zichtbaar te maken, zodat de aanvrager het niet zelf hoeft te herleiden uit losse documenten. Hoe u dat schema opbouwt, staat bij hoe ik een overzicht van mijn bedrijfsstructuur maak; voor structuren met een stichting ertussen, bijvoorbeeld bij een familiebedrijf of een STAK, is er een apart aandachtspunt, te vinden bij hoe ik een stichting weergeef in mijn bedrijfsstructuur.

Vastgelegd in het Handelsregister, getoetst bij cliëntenonderzoek

Deze verplichting volgt uit twee kanten van dezelfde medaille. De Handelsregisterwet 2007 regelt welke gegevens van elke Nederlandse onderneming zijn vastgelegd, inclusief het UBO-register; voor buitenlandse entiteiten in de keten geldt het equivalent van dat land. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht de instelling om die keten te doorzien tot de uiteindelijke belanghebbende, en dat verklaart waarom zij per land om een eigen uittreksel vraagt in plaats van te vertrouwen op één Nederlandse bron.