hoe verzamel ik kvk uittreksels uit verschillende landen

Elk land heeft zijn eigen register, verzamelen kan niet centraal

Er is geen Europees loket waar je met één zoekopdracht uittreksels uit meerdere landen ophaalt. Elk land houdt zijn eigen handelsregister bij — in Nederland is dat de Kamer van Koophandel, op basis van de Handelsregisterwet 2007 — en elk register heeft zijn eigen aanvraagprocedure, wachttijd en tarief. Binnen de EU bestaat wel het Business Registers Interconnection System (BRIS), waarmee registers onderling gegevens uitwisselen en waarmee je via het European e-Justice portaal een deel van de basisgegevens van buitenlandse entiteiten kunt opvragen. Dat werkt voor een eerste check, maar levert niet altijd een uittreksel op met dezelfde bewijswaarde als een rechtstreeks aangevraagd document uit het land van vestiging zelf.

Voor een dossier dat aan meerdere partijen wordt getoond, is het praktischer om per entiteit in de structuur het uittreksel apart op te vragen bij het lokale register, met vertaling waar dat gevraagd wordt, en die per land te dateren. Zeker bij een structuur die door meerdere jurisdicties loopt, is het overzichtelijker om dat te koppelen aan hoe je een bedrijfsstructuur vastlegt die over meerdere landen loopt: daar wordt duidelijk welke entiteit welk stuk nodig heeft, en voorkom je dat je uittreksels verzamelt die niet aansluiten bij de laag in de structuur waar de vraagpartij naar kijkt. Omdat registers uittreksels met een geldigheidstermijn afgeven, is het ook zinvol om te kijken naar wat te doen als een uittreksel intussen verlopen is.

Waarom er geen centraal EU-register bestaat

De Handelsregisterwet 2007 regelt alleen het Nederlandse handelsregister en de gegevens die daarin voor Nederlandse ondernemingen zijn vastgelegd, waaronder het UBO-register. Voor buitenlandse entiteiten geldt het equivalente register van dat land; een centrale, EU-brede verplichting tot één uittreksel bestaat niet in deze bronnen. De antiwitwasrichtlijn (Richtlijn (EU) 2015/849) verplicht lidstaten wel tot een register van uiteindelijk belanghebbenden en tot koppeling daarvan via het interconnectiesysteem, maar dat regelt uitwisseling tussen registers, niet één centraal aanvraagpunt voor de ondernemer.