wat is een eigen verklaring en waarom hoort die in het dossier

Een eigen verklaring vult de gaten die registers laten liggen

Een eigen verklaring is een schriftelijke, ondertekende verklaring van de klant zelf over iets wat niet uit een register of officieel document blijkt. Denk aan de herkomst van vermogen, de reden voor een structuurwijziging, of een toelichting bij een percentage UBO-belang dat niet één-op-één uit het uittreksel valt af te leiden. De instelling die het cliëntenonderzoek doet onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) moet een compleet beeld krijgen, en een uittreksel of statuten geven dat beeld niet altijd volledig. De eigen verklaring vult dat aan.

In het dossier staat de eigen verklaring dus niet als vervanging van een bewijsstuk, maar als aanvulling erop — met een duidelijk onderscheid tussen wat een instelling zelf kan verifiëren (uittreksel, statuten, UBO-register) en wat alleen de klant kan toelichten. Dat onderscheid is relevant zodra de structuur internationaal is: bij een structuur die over meerdere landen loopt ontbreekt vaak een centraal register, en de eigen verklaring overbrugt dan het gat tussen wat lokale registers tonen en wat de instelling nodig heeft om het cliëntenonderzoek af te ronden. Ontbreekt een brondocument helemaal, dan is een eigen verklaring met reden vaak het enige alternatief — niet als vervanging, maar als tussenstap tot het brondocument beschikbaar is.

Grondslag: het cliëntenonderzoek van de Wwft

De verplichting om de UBO, de structuur en de herkomst van middelen te kennen volgt uit het cliëntenonderzoek in de Wwft; die wet schrijft niet exact voor in welke vorm elk gegeven wordt aangeleverd, wat ruimte laat voor een eigen verklaring naast de verplichte registeruittreksels uit de Handelsregisterwet 2007. Voor de UBO-percentages die de instelling nodig heeft, is het UBO-percentage en de onderliggende bewijsvoering meestal het eerste waar een eigen verklaring een rol speelt, naast eventuele toetsing aan sanctielijsten onder de Sanctiewet 1977.