hoe begin ik met het verzamelen van alle stukken die de bank wil

Begin bij de structuur, niet bij losse documenten

U begint niet met het uploaden van losse bewijsstukken, maar met de structuur van uw onderneming op orde krijgen. De bank moet op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme uw cliëntenonderzoek kunnen afronden, en dat onderzoek draait om drie lagen: wie is de onderneming zelf, wie bestuurt haar, en wie is de uiteindelijk belanghebbende (UBO — de natuurlijke persoon die de onderneming feitelijk controleert of eigenaar is). Elke laag heeft een eigen bewijsstuk, en de volgorde waarin u ze verzamelt bepaalt hoeveel keer u iets moet overdoen.

Praktisch: begin met het uittreksel uit het Handelsregister en de statuten, want die vormen de basis waarop de rest steunt. Daarna volgt de tekenbevoegdheid — wie mag namens de onderneming beslissen — en pas dan de UBO-laag met percentages en onderliggende structuur. Loopt uw structuur over meerdere rechtspersonen of landen, dan is het geen omweg om dat meteen als schema op te zetten in plaats van achteraf uit te leggen: dat scheelt u een tweede vraag van de bank die vaak al op hetzelfde neerkomt. Zie hiervoor hoe u een bedrijfsstructuur over meerdere landen vastlegt en, breder, welke stukken een bank precies van uw onderneming nodig heeft.

Waar dat uit volgt: Wwft-cliëntenonderzoek en Handelsregisterwet

De verplichting om deze gegevens te verzamelen ligt bij de bank, niet bij u — maar de Wwft bepaalt welke gegevens de bank nodig heeft om haar cliëntenonderzoek af te ronden, en dat is precies de set die u aanlevert: identiteit, structuur, bestuurders en UBO's. De Handelsregisterwet 2007 bepaalt welke gegevens van uw onderneming al officieel zijn vastgelegd, inclusief het UBO-register, en dat register is meestal het startpunt omdat het uittreksel de meeste basisgegevens al bevestigt. Voor de tekenbevoegdheid specifiek: hoe u aantoont wie namens uw bedrijf mag tekenen.