hoe zorg ik dat mijn dossier bij de bank niet verouderd raakt

Klokken op vervaldata, niet op een vast schema

Kycvault houdt drie soorten termijnen bij: de geldigheid van documenten, de herbevestigingstermijn van verklaringen, en de registratietermijnen uit de Handelsregisterwet 2007. Een uittreksel uit het handelsregister krijgt bijvoorbeeld een eigen vervaldatum, net als een UBO-verklaring of een sanctie-check. Zodra een van die klokken afloopt, komt het onderdeel in het dossier als "verlopen" te staan, en zie je gericht welk stuk vervangen moet worden — niet het hele dossier opnieuw.

Dat is vooral relevant bij UBO-percentages en bestuursmutaties, omdat instellingen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verplicht zijn hun cliëntenonderzoek periodiek te actualiseren. Verandert er iets in de zeggenschap, dan werkt dat door in hoe u aantoont wie er namens uw bedrijf mag tekenen, en meestal ook in het structuuroverzicht zelf. Wijzigingen die met terugwerkende kracht relevant zijn — een overdracht van aandelen die al maanden geleden plaatsvond maar nog niet was doorgevoerd — verwerkt u apart; zie hoe u een structuurwijziging uit het verleden aangeeft. Sanctielijsten vormen een uitzondering: die worden niet op een vaste termijn herbevestigd maar continu gevolgd, omdat instellingen onder de Sanctiewet 1977 doorlopend moeten toetsen.

Herbevestiging volgt uit het cliëntenonderzoek, niet uit onze eigen keuze

De verplichting om gegevens actueel te houden ligt niet bij kycvault, maar bij de instelling die het cliëntenonderzoek uitvoert onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Onze klokken zijn daarop een praktische vertaling: ze signaleren wanneer een stuk zijn geldigheid verliest of wanneer een periodieke herbevestiging aan de orde is, zodat u niet zelf hoeft te onthouden welk uittreksel wanneer verloopt. Welk document daarbij precies telt als bewijs, staat beschreven in wat als bewijs geldt voor uw bedrijfsstructuur.