wat moet ik doen als er iets wijzigt in mijn bedrijfsstructuur

Nieuwe UBO, andere zeggenschap: het dossier volgt de wijziging, niet omgekeerd

Bij een wijziging in de structuur — een nieuwe aandeelhouder, een andere bestuurder, een verschuiving in percentages — moet dat op twee plekken kloppen: in het Handelsregister en in het dossier dat u met instellingen deelt. De Handelsregisterwet 2007 verplicht om wijzigingen in de UBO-gegevens (uiteindelijk belanghebbenden) door te geven aan het handelsregister; dat is de basis waar elke bank of notaris later op terugvalt. Uw eigen dossier moet daarna dezelfde wijziging tonen, met een nieuw uittreksel als bewijs. Een oud uittreksel dat de vorige situatie toont, is vanaf dat moment geen sluitend bewijs meer.

In de praktijk betekent dit drie stappen: het register bijwerken, een nieuw uittreksel opvragen, en dat uittreksel vervangen in elke bundel die nog open staat bij een aanvrager. Als de wijziging ook de percentages van belanghebbenden raakt, moet dat opnieuw worden vastgelegd — zie wat er in dat overzicht van belanghebbenden hoort. Loopt de structuur over meerdere landen, dan verandert vaak niet alleen één regel maar de hele boom; dat vraagt om het structuuroverzicht opnieuw te bekijken, zoals beschreven bij het vastleggen van een structuur die over meerdere landen loopt. Een wijziging die alleen intern is doorgevoerd maar niet in het dossier, levert bij de volgende aanvraag een verklaring op waarom de stukken niet overeenkomen — dat is te voorkomen door het dossier gelijk mee te laten lopen met elke wijziging, in plaats van pas bij een nieuwe aanvraag.

Waar dat uit volgt: Handelsregisterwet en Wwft samen

De verplichting om wijzigingen door te geven volgt uit de Handelsregisterwet 2007, die de UBO-gegevens als onderdeel van de registratie aanmerkt. Dat een bank of andere Wwft-instelling bij iedere wijziging opnieuw actuele stukken wil zien, volgt niet uit een aparte termijn in de wet, maar uit de doorlopende cliëntenonderzoeksplicht van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme: die plicht is niet eenmalig, maar geldt zolang de relatie met de cliënt bestaat.