hoe voeg ik een uittreksel van een buitenlands handelsregister toe

Een buitenlands uittreksel voeg je toe als los brondocument per entiteit

Elk buitenlands onderdeel van de structuur krijgt zijn eigen uittreksel uit het lokale handelsregister, gekoppeld aan die specifieke entiteit in het dossier — niet als bijlage bij het Nederlandse uittreksel. Bij een Duitse dochter voeg je dus het uittreksel uit het Handelsregister toe, bij een Belgische vennootschap het KBO-uittreksel. Het document krijgt een datum en, waar dat gangbaar is, een vertaling of samenvatting van de kerngegevens: naam, rechtsvorm, statutaire zetel, bestuurders en, als het register dat toont, de aandeelhouders. Ontbreekt dat laatste — veel registers buiten Nederland tonen geen UBO-informatie — dan vul je dat aan met een eigen verklaring, net zoals bij een Nederlandse structuur waar de percentages niet uit het uittreksel zelf blijken.

De klok op het document loopt vanaf de afgiftedatum van het register, niet vanaf het moment van uploaden. Sommige buitenlandse registers geven geen actualiteitsverklaring af zoals de Nederlandse Kamer van Koophandel dat doet; in dat geval is de geldigheidstermijn die de aanvrager hanteert bepalend voor wanneer herbevestiging nodig is. Dit sluit aan op hoe je een bedrijfsstructuur vastlegt die over meerdere landen loopt: elk land levert zijn eigen bewijsstuk, en het dossier legt de verbanden ertussen. Heb je behalve het uittreksel ook statuten nodig, dan gelden voor het buitenlandse onderdeel dezelfde uitgangspunten als voor welk uittreksel en welke statuten je moet aanleveren bij een Nederlandse vennootschap.

Waarom instellingen dit vragen: het cliëntenonderzoek van de Wwft

Instellingen die onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme vallen, moeten voor elke entiteit in de structuur — ook buitenlandse — vaststellen wie erachter zit en of de gegevens kloppen. Voor Nederlandse ondernemingen is het Handelsregister de aangewezen bron, inclusief het UBO-register dat de Handelsregisterwet 2007 voorschrijft. Voor buitenlandse entiteiten bestaat die verplichting niet, maar de bank moet wel aan dezelfde cliëntenonderzoeksplicht voldoen; het lokale handelsregisteruittreksel is daarvoor het gangbare equivalent.