waarom vraagt mijn bank steeds opnieuw dezelfde papieren

Herhaling volgt uit periodiek onderzoek, niet uit onzorgvuldigheid

Uw bank vraagt steeds opnieuw om dezelfde papieren omdat het cliëntenonderzoek onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) geen eenmalige actie is, maar een doorlopende verplichting. De bank moet niet alleen bij de start van de relatie vaststellen wie u bent en hoe uw structuur in elkaar zit, maar dat gedurende de hele relatie blijven monitoren. Een UBO-overzicht van twee jaar oud, een KvK-uittreksel van vorig kwartaal of een paspoortkopie van bij de opening van de rekening: die worden op enig moment als verlopen beschouwd, ongeacht of er in uw onderneming iets is veranderd.

Daar komt bij dat elke bank haar eigen risicoclassificatie hanteert, met eigen hertoetstermijnen per risicocategorie. Een onderneming die als hoger risico is ingeschaald, krijgt vaker een herbevestigingsverzoek dan een laagrisicoklant. Dat verklaart ook waarom de ene bank heel andere dingen vraagt dan de andere: de onderliggende wet is dezelfde, maar de risico-inschatting en de interne cyclus verschillen per instelling. Bent u al jaren klant, dan verandert dat niets aan de verplichting; vandaar dat ook een langlopende relatie opnieuw wordt uitgevraagd.

Grondslag: doorlopend cliëntenonderzoek en actuele UBO-gegevens

De verplichting tot voortdurende controle volgt uit de Wwft, die instellingen aanwijst als poortwachter en hen verplicht de cliëntgegevens actueel te houden zolang de relatie voortduurt. Daarnaast verplicht de Handelsregisterwet 2007 ondernemingen zelf om wijzigingen in bestuur, structuur en UBO's tijdig door te geven aan het Handelsregister; de bank toetst haar eigen dossier mede aan die registergegevens en vraagt bij afwijkingen of verlopen documenten om herbevestiging. Wat het cliëntenonderzoek inhoudelijk precies omvat, staat verder uitgewerkt op de pagina over wat het cliëntenonderzoek van een bank precies inhoudt.