mag ik iets gewoon zelf verklaren of moet er altijd een document bij

Een eigen verklaring is een startpunt, geen eindpunt

Nee, een eigen verklaring is bij cliëntenonderzoek vrijwel nooit voldoende op zichzelf. De instelling die uw gegevens opvraagt — bank, notaris, betaaldienstverlener — moet volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme onafhankelijke gegevens verifiëren, niet alleen registreren wat u zegt. Een verklaring is bruikbaar om iets toe te lichten of aan te vullen, maar de kern van het beeld moet steunen op een bron die de instelling zelf kan nagaan: een uittreksel, een aktes, een register.

Waar het onderscheid in de praktijk zit: identiteit, UBO-percentages en tekenbevoegdheid moeten vrijwel altijd met een document onderbouwd worden, zoals een uittreksel en statuten of een overzicht van wie namens het bedrijf mag tekenen. Voor herkomst van vermogen of de achtergrond van een structuurwijziging accepteren instellingen soms een eigen verklaring als aanvulling, zeker als het onderliggende bewijs niet bestaat of niet meer opvraagbaar is — denk aan een oude structuurwijziging waarvan het register geen historie toont. Dat is dan wel een uitzondering die de instelling zelf beoordeelt, niet iets wat u kunt afdwingen door simpelweg te verklaren.

Verificatieplicht in de Wwft, registergegevens in de Handelsregisterwet

De verificatieplicht volgt uit het cliëntenonderzoek zoals de Wwft dat voorschrijft: instellingen moeten de identiteit van de cliënt en de UBO's vaststellen én die vaststelling verifiëren aan de hand van betrouwbare, onafhankelijke bronnen. De Handelsregisterwet 2007 regelt welke gegevens van een onderneming zijn vastgelegd in het handelsregister, waaronder de UBO-inschrijving — en dat register is precies zo'n onafhankelijke bron waarop instellingen mogen steunen. Een eigen verklaring vervangt die bron niet, maar kan er wel naast bestaan als toelichting.