kan ik zelf een verklaring toevoegen als een document niet alles laat zien

Ja, mits gemarkeerd als eigen verklaring

Een eigen verklaring toevoegen kan, en dat is precies wat een instelling verwacht als het UBO-register, een uittreksel of statuten niet het volledige beeld geven. Denk aan een economisch belang dat niet uit het percentage in het UBO-register blijkt, een zeggenschapsconstructie die pas uit een aandeelhoversovereenkomst blijkt, of een tussenstap in de structuur die nog niet in het Handelsregister is bijgewerkt. De instelling moet zelf cliëntenonderzoek doen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, en een eigen verklaring is daarbij één van de bronnen die zij mag meewegen — niet de enige.

Belangrijk is dat een eigen verklaring altijd als zodanig herkenbaar blijft: een aanvulling naast het geverifieerde stuk, nooit een vervanging ervan. Als een uittreksel een oude bestuurssamenstelling toont omdat de wijziging nog in behandeling is bij het Handelsregister, dan hoort de eigen verklaring dat verschil te benoemen en te dateren, met een verwijzing naar het onderliggende besluit. Datzelfde geldt bij een structuurwijziging uit het verleden: een verklaring die uitlegt wat er is veranderd en wanneer, is bruikbaarder dan een verklaring die alleen de huidige situatie herhaalt. Bij twijfel over wat een instelling precies als bewijs accepteert, is het overzicht van wat telt als structuurbewijs een goed vertrekpunt.

Grondslag: artikel 3 Wwft en de bijbehorende verificatieplicht

De Wwft verplicht instellingen tot cliëntenonderzoek naar de identiteit van de cliënt en de UBO's, en naar de aard en het doel van de zakelijke relatie. Die verificatieplicht — het nagaan of de gegevens kloppen — ligt bij de instelling, niet bij de onderneming die het dossier aanlevert. Een eigen verklaring is geen vervanging van die verificatie, maar een aanvullend gegeven dat de instelling in haar eigen beoordeling meeneemt naast het uittreksel uit het Handelsregister, dat zijn grondslag vindt in de Handelsregisterwet 2007.