moet ik mijn kyc dossier zelf opstellen of kan mijn accountant dat doen

Wie het dossier samenstelt, staat nergens vastgelegd

De Wwft schrijft voor wat de bank of andere instelling moet onderzoeken over uw onderneming, maar niet wie binnen uw bedrijf de stukken aanlevert. U kunt het zelf doen, uw accountant kan het doen, of u verdeelt het: u levert de feitelijke gegevens, uw adviseur controleert de structuur en de UBO-percentages. Wat telt is niet wie het dossier heeft samengesteld, maar of het klopt en of het aansluit bij wat er in het Handelsregister en het UBO-register staat.

In de praktijk is een accountant vaak sneller met het interpreteren van een structuur over meerdere landen, zeker als er tussenholdings of buitenlandse entiteiten bij zitten — zie hoe u een bedrijfsstructuur over meerdere landen vastlegt. Maar de eigen verklaringen over wie waarom aandeelhouder is, of waar het vermogen vandaan komt, moeten wel door u of uw bestuurder ondertekend worden: dat is geen taak die een adviseur namens u overneemt. Het is dus eerder een verdeling van werk dan een keuze tussen "zelf of uitbesteden".

Grond in de Wwft en de Handelsregisterwet

De Wwft (artikel 3) verplicht de bank tot cliëntenonderzoek, wat betekent dat de instelling zelf bepaalt welke stukken zij nodig heeft en van wie zij die accepteert — een accountant die een uittreksel of een verklaring aanlevert is daarvoor geen probleem, zolang de brondocumenten controleerbaar zijn. De Handelsregisterwet 2007 bepaalt welke gegevens over bestuurders en UBO's officieel zijn vastgelegd; die gegevens zijn openbaar of opvraagbaar en dus door zowel de ondernemer als de adviseur te raadplegen. Voor de vraag welke stukken concreet gevraagd worden, is het overzicht van wat een bank van uw onderneming nodig heeft een logisch startpunt, en voor het vastleggen van wie mag tekenen is de uitleg over bestuurders en tekenbevoegdheid relevant, omdat dat vaak het onderdeel is waar een adviseur namens de onderneming documentatie verzamelt.