wat als een document in mijn dossier verlopen is

Een verlopen stuk vervangen, niet verklaren

Een verlopen bewijsstuk vervang je door een nieuwe versie van hetzelfde stuk; je schrijft er geen toelichting bij die het verval moet goedpraten. Instellingen die cliëntenonderzoek doen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme moeten hun beeld van de klant actueel houden, en een gedateerd stuk telt voor hen niet meer als geldig bewijs. Dat geldt voor een uittreksel, voor een verklaring, en net zo goed voor stukken die je gebruikt om aan te tonen wie namens je bedrijf mag tekenen.

Waar het vaak wringt: een uittreksel uit het handelsregister heeft geen officiële geldigheidsduur, maar banken hanteren zelf een grens — vaak enkele maanden — waarna ze een nieuwe versie willen zien. Dat is geen wettelijke termijn maar bankbeleid. Voor UBO-gegevens ligt dat anders: die staan vastgelegd onder de Handelsregisterwet 2007, en als er niets wijzigt, blijft de registratie geldig. Het probleem zit dan niet in het register, maar in het dossier dat je zelf hebt samengesteld: een kopie van een uittreksel van een jaar terug is gedateerd, ook als de onderliggende registratie nog klopt. Check daarom eerst of het onderliggende feit nog actueel is — bijvoorbeeld of het uittreksel en de statuten nog overeenkomen met de werkelijke situatie — voordat je alleen een nieuwe datum op een oud stuk plakt.

Waar dit uit volgt: het cliëntenonderzoek zelf

De verplichting om gegevens actueel te houden volgt uit het doorlopende cliëntenonderzoek dat de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme aan instellingen oplegt: zij moeten niet alleen bij aanvang, maar ook daarna kunnen aantonen dat hun beeld van de klant klopt. Welk stuk daarbij als bewijs geldt en hoe lang een instelling dat als actueel beschouwt, bepaalt de instelling zelf per geval — daarover doet dit dossier geen uitspraak.