worden buitenlandse documenten geaccepteerd als bewijs van herkomst

Buitenlandse documenten worden meestal wel geaccepteerd

Ja, buitenlandse bewijsstukken worden in de meeste gevallen geaccepteerd. Een bank, notaris of betaaldienstverlener kijkt niet naar het land waar een document vandaan komt, maar naar de inhoud: staat er duidelijk in wie de eigenaar is, waar het geld vandaan komt, of hoe een onderneming is opgebouwd? Een uittreksel uit een buitenlands handelsregister, een buitenlandse jaarrekening of een notariële akte uit een ander land kan dus prima dienen als bewijs van herkomst. De instelling die het opvraagt, bepaalt uiteindelijk zelf of het stuk voldoende is — dat is haar eigen wettelijke taak, en dat blijft ook zo als het document uit Nederland komt.

Wat vaak wél verandert bij buitenlandse stukken, is de vraag om extra toelichting. Een instelling kent een Nederlands uittreksel goed, maar moet bij een buitenlands document soms eerst begrijpen wat het precies is en wie het heeft afgegeven. Een vertaling, een korte uitleg over het register waar het uit komt, of een recent gewaarmerkt exemplaar helpt dan om twijfel weg te nemen. Dat is geen aparte regel voor buitenlandse stukken, maar volgt uit hetzelfde uitgangspunt dat voor elk document geldt: hoe duidelijker en actueler het bewijs, hoe minder vragen erover ontstaan. Wie een onderneming met een structuur in meerdere landen heeft, loopt dit vraagstuk vaak vaker tegen aan — daarover meer bij hoe leg ik een bedrijfsstructuur vast die over meerdere landen loopt.

Waar dit uit het cliëntenonderzoek volgt

Dit volgt uit het cliëntenonderzoek dat instellingen moeten doen volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Die wet schrijft voor dat een instelling de identiteit en de structuur van een klant moet vaststellen en moet begrijpen waar het vermogen vandaan komt, maar legt niet vast uit welk land de onderliggende documenten moeten komen. De Europese antiwitwasrichtlijn waarop de Wwft is gebaseerd, gaat uit van hetzelfde principe: het gaat om het vaststellen van de uiteindelijk belanghebbende, niet om de herkomst van het papier. Concreet betekent dit dat de instelling zelf beoordeelt of een buitenlands stuk voldoende zekerheid geeft. Wie twijfelt of een specifiek document als bewijs telt, vindt meer aanknopingspunten bij wat voor bewijs moet ik aanleveren om mijn bedrijfsstructuur aan te tonen en, voor het specifieke geval van een buitenlandse vennootschap, bij hoe toon ik aan dat mijn buitenlandse bv echt bestaat.