waarom vraagt elke bank dezelfde documenten opnieuw op

Elke instelling doet haar eigen onderzoek, dat is de kern

Elke bank vraagt hetzelfde omdat elke bank wettelijk verplicht is haar eigen cliëntenonderzoek te doen, en dat onderzoek nooit van een andere instelling mag overnemen. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) legt die plicht bij de instelling zelf: zij moet zelf vaststellen wie de klant is, hoe de structuur erachter zit en wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn. Een verklaring van een andere bank, of een dossier dat elders al is goedgekeurd, telt daarbij niet als eigen onderzoek. Vandaar dat waarom de ene bank heel andere dingen vraagt dan de andere meestal geen kwestie van willekeur is, maar van elke instelling die haar eigen risico-inschatting maakt op basis van dezelfde wettelijke basis.

Dat verklaart ook waarom een overstap naar een nieuwe bank of een nieuwe notaris zelden lichter uitpakt. De onderliggende brongegevens — UBO-registratie, statutaire structuur, bestuurders — zijn vaak identiek, maar elke instelling moet ze zelf opvragen, zelf beoordelen en zelf vastleggen. Bij de nieuwe bank die alles opnieuw vraagt speelt precies dit mechanisme: geen enkele instelling mag steunen op het huiswerk van een ander.

Waar dit uit volgt: Wwft-cliëntenonderzoek en het UBO-register

De verplichting tot eigen cliëntenonderzoek staat in de Wwft, die "instellingen" — waaronder banken — aanwijst als degenen die dit onderzoek zelf moeten uitvoeren en actueel moeten houden. Daarnaast bepaalt de Handelsregisterwet 2007 welke gegevens van een onderneming centraal zijn vastgelegd, waaronder de UBO-registratie. Instellingen mogen die registergegevens raadplegen, maar dat vervangt hun eigen onderzoeksplicht niet — het is een aanvulling, geen vervanging. Daar komt de Sanctiewet 1977 nog bij: elke instelling moet zelf toetsen aan sanctielijsten, ook als een andere instelling die toets al heeft gedaan. Wat dat cliëntenonderzoek in de praktijk precies inhoudt, staat uitgewerkt op de pagina over het cliëntenonderzoek van een bank.