hoe deel ik alleen bepaalde delen van mijn dossier en niet alles

Selectie per aanvrager, niet het hele dossier delen

U kiest per aanvraag welke onderdelen u deelt: identiteitsgegevens, structuurschema, UBO-opgave met percentages, registeruittreksel of een specifieke eigen verklaring. Dat kan los van elkaar. Een bank die in het kader van het cliëntenonderzoek onder de Wwft alleen de UBO-structuur en het bijbehorende registeruittreksel opvraagt, krijgt dus niet automatisch ook de onderliggende brondocumenten of verklaringen die voor een andere aanvrager zijn samengesteld. U stelt de selectie samen op het niveau van de bundel, niet op het niveau van het hele dossier.

Dit is per aanvrager instelbaar, dus dezelfde bank kan bij een tweede aanvraag een andere selectie krijgen dan de eerste keer — bijvoorbeeld wanneer eerst alleen de bestuursstructuur nodig was en later ook de UBO-percentages. Voor elke partij afzonderlijk is een eigen bundel te maken, met een eigen vervaldatum en een eigen inzage-log. De bank ziet dus uitsluitend wat er in die specifieke bundel zit, en het inzage-log toont wanneer dat is bekeken.

Waar dit op aansluit: het cliëntenonderzoek en de UBO-registratie

De reden dat een selectie zinvol is, volgt uit de aard van het cliëntenonderzoek zelf: instellingen zijn verplicht na te gaan wie de uiteindelijk belanghebbende is, conform de definitie in Richtlijn (EU) 2015/849, en welke identificatie- en structuurgegevens daarvoor nodig zijn, verschilt per instelling en per moment. De Handelsregisterwet 2007 legt vast welke gegevens over een onderneming en haar UBO's centraal zijn geregistreerd; dat is het brondocument, niet de vraag wélk deel ervan een specifieke aanvrager nodig heeft. Die afweging maakt de instelling zelf, op basis van de Wwft. Een bundel met alleen de gevraagde onderdelen is daarom geen beperking van wat beschikbaar is, maar een weergave van wat voor die aanvraag relevant is.