kan ik per bank of notaris een andere selectie van documenten delen

Elke bundel is een eigen selectie uit één dossier

Ja, dat kan. Het dossier zelf blijft één geheel — structuur, UBO's met percentages, registeruittreksels, eigen verklaringen — maar per aanvrager stel je samen welke onderdelen in de bundel gaan. Een notaris die alleen de structuurboom en de UBO-opgave nodig heeft voor een transportakte, krijgt niet automatisch ook de jaarrekeningen die een bank voor haar cliëntenonderzoek vraagt. De bundels staan los van elkaar en hebben elk hun eigen link, hun eigen vervaldatum en hun eigen inzage-log.

Dat is ook nodig, want banken, notarissen en betaaldienstverleners vragen niet allemaal hetzelfde. De precieze samenstelling — welk stuk erbij moet en wat je invult als een bewijsstuk ontbreekt — beschrijven we bij hoe je kiest welke stukken je precies met een partij deelt. Handig is verder dat je niet voor elke aanvrager vanaf nul begint: als twee instellingen om vergelijkbare onderdelen vragen, hergebruik je dezelfde bouwstenen uit het dossier in twee verschillende bundels, zonder dat je de onderliggende stukken opnieuw moet aanleveren. Wil je een bundel later toch niet meer laten zien aan een bepaalde partij, dan trek je alleen die toegang in — de andere bundels blijven ongewijzigd, zie hoe je de toegang tot je gegevens weer intrekt.

Waarom instellingen niet allemaal hetzelfde vragen

Dat verschil in vraag komt voort uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Die wet verplicht instellingen tot cliëntenonderzoek, maar de wet schrijft niet één vaste set documenten voor — de omvang van het onderzoek hangt af van het risico dat de instelling bij die specifieke cliënt en dienst inschat. Een notaris bij een aktepassering onderzoekt andere aspecten dan een bank bij het openen van een rekening. Wat vast ligt, staat in de Handelsregisterwet 2007: de basisgegevens van de onderneming en het UBO-register liggen daar centraal vast, en die gegevens vormen de kern die in vrijwel elke bundel terugkomt, aangevuld met wat de specifieke aanvrager verder nodig heeft.