hoe stel ik samen welke onderdelen een specifieke aanvrager mag zien

Selectie volgt uit de aanvrager, niet uit uw dossier

U stelt de bundel samen op basis van wat de aanvragende instelling nodig heeft voor haar cliëntenonderzoek, niet op basis van wat er in uw dossier beschikbaar is. Een bank die een rekening opent, vraagt doorgaans om identiteit, structuur en UBO's met percentages. Een notaris bij een aandelenoverdracht vraagt vaak alleen om de structuurboom en de bestuurders die tekenbevoegd zijn. Een betaaldienstverlener kan volstaan met het UBO-register-uittreksel en een sanctielijst-verklaring. De aanvraag zelf — vaak een vragenlijst of een intakeformulier — is uw uitgangspunt: u selecteert per onderdeel wat gevraagd wordt, niet meer.

Twijfelt u of een onderdeel wel of niet in de bundel moet, dan is de vraag of het onderdeel dekking geeft voor iets dat de instelling wettelijk moet vaststellen. Percentage-gegevens van UBO's horen bij de UBO-vaststelling; een registeruittreksel hoort bij de identiteitsverificatie van de rechtspersoon; een sanctielijst-verklaring hoort bij de sanctietoets. Ontbreekt een stuk, dan kunt u in de bundel een eigen verklaring opnemen in plaats van het brondocument — dat vervangt het brondocument niet, maar geeft de aanvrager wel een aanknopingspunt om zelf verder te vragen. Hoe u per aanvrager een andere selectie documenten samenstelt, bepaalt u dus per aanvraag opnieuw; er is geen vaste "standaardbundel" die voor elke instelling volstaat. Bij twee aanvragen tegelijk kan het praktisch zijn om te bekijken hoe u met meerdere partijen tegelijk deelt, zodat u de selectie niet dubbel hoeft te maken.

Waarop de vraag van de instelling is gebaseerd

De instelling vraagt de gegevens omdat zij verplicht is tot cliëntenonderzoek onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, waaronder het vaststellen van UBO's met hun belang; de Handelsregisterwet 2007 bepaalt welke gegevens over uw onderneming zijn vastgelegd, waaronder het UBO-register waar veel van die uittreksels uit komen; en de Sanctiewet 1977 verplicht de instelling tot een toets op sanctielijsten, wat verklaart waarom sommige aanvragers specifiek om een sanctieverklaring vragen.