wat moet ik klaarhebben als ik een nieuwe bankrekening open voor mijn bedrijf

De vaste onderdelen van het dossier

Bij een nieuwe zakelijke relatie vraagt de bank het cliëntenonderzoek volledig uit, niet gefaseerd: identiteit van de onderneming, de volledige structuur, bestuurders en UBO's (uiteindelijk belanghebbenden, doorgaans vanaf 25% belang of zeggenschap) met hun percentages, en een verklaring over de herkomst van het vermogen. Voor elk onderdeel hoort een bewijsstuk: een actueel uittreksel uit het Handelsregister, een aandeelhoudersregister of -overeenkomst bij UBO's die niet uit het uittreksel blijken, en identiteitsdocumenten van bestuurders en UBO's. Ontbreekt de onderliggende brondocumentatie — bijvoorbeeld bij een trust of een buitenlandse structuur zonder register-equivalent — dan verwacht de bank een eigen verklaring die de percentages en de zeggenschap onderbouwt.

Heb je geen bewijsstuk voor een onderdeel, dan is een toelichting op papier vaak beter dan niets: leg vast waarom het ontbreekt en wat de bron van je informatie is. Bij een structuur met een buitenlandse laag is het de moeite waard om vooraf te checken of je een buitenlandse holding aan de bank moet melden, want dat onderdeel wordt vaak onderschat totdat de aanvraag al loopt. Let ook op de sanctietoets: die staat los van het cliëntenonderzoek maar loopt wel altijd mee, op grond van de Sanctiewet 1977. Elke UBO en bestuurder wordt gescreend, ook degenen die verder geen rol in de aanvraag spelen.

Waar dit uit volgt: Wwft en Handelsregisterwet

De verplichting van de bank om dit allemaal op te vragen staat in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme: die schrijft het cliëntenonderzoek voor, inclusief identificatie van UBO's en verificatie van de bron van vermogen bij een hoger risicoprofiel. De Handelsregisterwet 2007 bepaalt welke gegevens van een onderneming zijn vastgelegd, waaronder de UBO-registratie — en dat is meteen de reden waarom de ene bank net iets anders vraagt dan de andere: de wet stelt een minimum, maar het cliëntenonderzoek zelf is risicogebaseerd en instellingen vullen dat verschillend in. Meer over de precieze inhoud van dat onderzoek staat in de uitleg van het cliëntenonderzoek.