waarom moet ik elk jaar weer dezelfde stukken opnieuw naar de bank sturen

Periodiek cliëntenonderzoek, geen incident

De bank vraagt niet opnieuw omdat de vorige aanlevering fout was, maar omdat het cliëntenonderzoek onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) geen eenmalige actie is. De wet verplicht instellingen om de gegevens van hun cliënten actueel te houden, niet alleen bij de start van de relatie. Dat betekent: periodiek toetsen of structuur, bestuurders en UBO's nog kloppen, en waar nodig de sanctielijst-toetsing uit de Sanctiewet 1977 herhalen. Hoe vaak dat gebeurt, hangt af van het risicoprofiel dat de bank aan jouw dossier heeft toegekend — een hogere risico-inschatting betekent doorgaans een kortere cyclus.

Vervelend is dat het voor jou als klant vaak niet zichtbaar is welk deel van de vraag een jaarlijkse herbevestiging is en welk deel een echte wijziging test. Sommige instellingen vragen simpelweg een bevestiging dat er niets veranderd is; andere vragen opnieuw het volledige uittreksel en de UBO-verklaring, ook als er niets gewijzigd is. Dat verschil zit in de interne procedures van de bank, niet in de wet zelf — vandaar dat de ene bank heel andere dingen vraagt dan de andere. Wie hier tegenaan loopt terwijl hij al jarenlang klant is, vindt de achtergrond daarvan in waarom dit ook na jaren klantschap terugkomt.

Waar de herhaling uit volgt

De verplichting tot doorlopende monitoring staat in de Wwft, als onderdeel van het bredere cliëntenonderzoek dat instellingen wettelijk moeten uitvoeren — zie voor de opzet daarvan wat dat cliëntenonderzoek precies inhoudt. Daarnaast blijft het UBO-register uit de Handelsregisterwet 2007 een aparte bron die de bank naast haar eigen dossier kan raadplegen; wijzigingen die daar niet tijdig zijn doorgevoerd, kunnen een reden zijn waarom een bank om een nieuwe bevestiging vraagt in plaats van te vertrouwen op wat al bekend is.