waarom moet ik steeds opnieuw bewijzen wie de UBO is, ik heb dit al gedaan

Herbevestiging is een terugkerende verplichting, geen nieuwe twijfel

U moet uw UBO's opnieuw aantonen omdat het cliëntenonderzoek uit de Wwft geen momentopname is, maar een doorlopende verplichting voor de instelling die u als klant heeft. De bank of notaris moet niet alleen bij de start weten wie de uiteindelijk belanghebbende is, maar ook tijdens de relatie blijven controleren of die gegevens nog klopen. Dat is dus geen teken dat uw eerdere antwoord in twijfel wordt getrokken; het is een vaste cyclus die voor elke klant geldt, ongeacht hoe lang de relatie al loopt. Waarom u dit ook invult als u al jaren klant bent is in de kern dezelfde vraag.

Wat er verandert, is vaak niet de UBO zelf maar het bewijsstuk. Een KVK-uittreksel met UBO-registratie raakt gedateerd, een aandeelhoudersregister wordt bijgewerkt, een percentage schuift door een aandelenoverdracht. Instellingen vragen daarom niet zozeer "wie is de UBO" opnieuw, maar "bevestig dat dit nog steeds juist is en toon het actuele stuk". Bij een dossier met kloktermijnen op documenten en herbevestigingen valt dat verschil makkelijker te zien: het is de datum op het bewijsstuk die verloopt, niet de UBO-status zelf.

Grondslag: doorlopend cliëntenonderzoek in de Wwft

De verplichting tot voortdurende controle volgt uit het cliëntenonderzoek zoals dat is geregeld in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, die op haar beurt is gebaseerd op de Europese antiwitwasrichtlijn 2015/849 met de definitie van uiteindelijk belanghebbende. Instellingen zijn zelf verantwoordelijk voor die controle en mogen die niet uitstellen tot een klacht of signaal; wat dat cliëntenonderzoek precies inhoudt staat los van welke instelling het uitvoert. Daarnaast staat de UBO-registratie zelf in de Handelsregisterwet 2007, en een instelling toetst het aangeleverde bewijs mede aan wat daar geregistreerd staat.