waarom wil de ene bank meer UBO-documenten dan de andere bank

Verschil in risicoclassificatie, niet in de wet zelf

De ene bank vraagt meer UBO-bewijs dan de andere omdat elke instelling zelf haar cliëntenonderzoek inricht op basis van een eigen risicobeoordeling. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme schrijft voor dat instellingen cliëntenonderzoek doen en de UBO identificeren, maar laat de precieze bewijsvoering en diepgang over aan de instelling zelf. Een bank die uw onderneming als hoger risico inschaalt — vanwege sector, land, structuur of transactievolume — vraagt standaard meer stukken op: aanvullende brondocumenten naast het uittreksel, een verklaring over de zeggenschapsketen, of bewijs per tussenhoudster in plaats van alleen de bovenliggende laag.

Daarnaast speelt mee hoe recent en hoe volledig de gegevens al zijn die een instelling ontvangt. Een bank die alleen het KVK-uittreksel met UBO-vermelding krijgt, vraagt vaak om aanvulling; een bank die tegelijk een aandeelhoudersregister, een organogram en een eigen verklaring ontvangt, heeft vaak minder navraag nodig. Dat is ook waarom het helpt om per aanvrager te bepalen welke stukken u precies deelt: een bundel die uit zichzelf al compleet is, roept minder vervolgvragen op. Verschillende banken kunnen ook, precies om deze reden, een andere selectie nodig hebben — dat is geen teken dat er iets mis is met uw dossier, en u kunt daarvoor per aanvrager een andere documentenselectie klaarzetten.

Waar dit uit volgt: Wwft-cliëntenonderzoek en de UBO-definitie

De verplichting tot cliëntenonderzoek en identificatie van de uiteindelijk belanghebbende volgt uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, die zelf weer is gebaseerd op Richtlijn (EU) 2015/849 en de daarin opgenomen UBO-definitie. Die richtlijn en de wet die daaruit voortvloeit, benoemen het doel — vaststellen wie de onderneming feitelijk controleert — maar niet de exacte lijst bewijsstukken per risicocategorie. Het basisgegeven dat elke bank als startpunt gebruikt, de UBO-registratie zelf, komt uit het handelsregister op grond van de Handelsregisterwet 2007.