hoe update ik mijn dossier als er iets verandert in mijn vermogen

Werk uw dossier bij zodra iets wijzigt

Zodra er iets verandert in uw vermogen of uw structuur, past u dat aan in uw herkomstdossier. Denk aan een verkochte deelneming, een nieuwe aandeelhouder, een erfenis, of een lening die is afbetaald. U voegt het nieuwe stuk toe — bijvoorbeeld een notariële akte, een overschrijving of een aangepast uittreksel uit het handelsregister — en de oude versie blijft bewaard zodat duidelijk is wat wanneer is veranderd. Zo hoeft u bij de volgende vraag van een bank of notaris niet alles opnieuw op te zoeken.

U past het dossier het beste direct aan, niet pas op het moment dat een bank erom vraagt. Dat scheelt haast op een later moment, en een dossier dat al bijgewerkt is, is sneller te delen. Hoe vaak instellingen zelf om een update vragen, en binnen welke tijd, leest u in het artikel over hoe vaak u gegevens bij de bank moet bijwerken. Krijgt u specifiek het verzoek om iets te herbevestigen, dan gaat het meestal niet om een wijziging in uw vermogen maar om een controlemoment; wat dat precies inhoudt, staat beschreven in het artikel over wat herbevestiging betekent. Heeft u het stuk al gedeeld met een bank via een link, dan ziet die bank vanzelf de bijgewerkte versie zodra u die toevoegt aan de bundel; is de link al verlopen, dan moet u opnieuw delen.

Waarom instellingen om actuele gegevens vragen

Dat instellingen actuele gegevens over herkomst en zeggenschap willen, komt uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Die wet verplicht banken, notarissen en andere instellingen om cliëntenonderzoek te doen en dat onderzoek actueel te houden — niet als eenmalige check, maar doorlopend zolang de relatie loopt. De achterliggende Europese antiwitwasrichtlijn (Richtlijn 2015/849) legt vast wat een uiteindelijk belanghebbende is, en die informatie moet kloppen op het moment dat ernaar gevraagd wordt. Wij toetsen niet of uw wijziging voldoet aan die regels; wij zorgen dat het stuk waarmee u kunt aantonen wat er is veranderd, geordend en vindbaar in uw dossier staat.